Support Center. Vi står klar til at hjælpe

Exportera löneunderlag till Visma Lön 300/600 🇸🇪 

Følg

Följ dessa anvisningar för att förbereda en lönekörning mot Visma Lön 300 eller 600

1. Aktivera Visma Lön 300/600 

Börja med aktivera Visma lön 300/600 från våran integrations sida i Inställningar > Integrationer > Översikt

2. Ställ in anställningsnummer mm. i Planday, följande ska stämma överens mot Vismas register 

Namn, anställningsnummer, personnummer: 

Börja med att ta ut följande listor från Visma: 

  • Personallista 
  • Löneartslista 

Gå till: Visma > Utskrifter och Spårning > Utskrifter > Personallista > Skriv ut 

Gör detsamma med ”Löneartslista” 

Personallista.png

Fyll i anställningsnr och personnummer i Planday, baserat på det som finns i Visma 

Planday: HR > Anställda > Redigera medarbetaren 

3. Lönearter 

Följande är standardlönearter men kan skilja sig från verksamhet till verksamhet om dessa ändrats, följ instruktionerna nedan för att ställa in dessa i Planday:  

(Planday > Inställningar > Lön  > Allmänt > Lönearter > Arbetade timmar

Timlön: 010 

(Planday > Inställningar > Schema > Passtyper

Sjukdag KARENS: 050

Sjukdag 2-14: 050 

VAB: 060

Semester: 040

Föräldraledig: 070

Tjänstledig: 090

(Planday > Inställningar > Lön > Lönetillägg)

OB1: OB1 

OB2: OB2 

Kostavdrag: 1307

4. Kontrollera inställningar i Visma 

a) Koppla eventuellt nya tidkoder till lönearterna: 

Visma > Arkiv > Inställningar Företagsinställningar > Import/Export > Tidkoder 

 Visma_300_tidkoder.png 

b) Se till att den timanställde ligger på rätt schema i Visma: ”Ej schemalagd arbetstid”  

Ställ in detta på den anställdes detaljer och fliken Anställning > Lön , kontrollera även att ev. OB och kostavdrag är inställt som en återkommande post med korrekt belopp

_terkommande_post.png

c) Se till att rätt mapp är vald för att kunna importera filen från Planday: 

Arkiv > Inställningar Företagsinställningar > Import/Export > ”Använder import från annat tidsredovisningssystem…” > välj den mapp där du sparar dina filer som du exporterar från Planday. 

d) Används resultatenheter? 

I Visma kan man ställa in resultatenheter för att fördela lönen på en eller flera resultatenheter eller projekt. 

Vi har en möjlighet att ställa in avdelningsnummer på avdelningarna i Planday som då ska motsvara resultatenheterna i Visma. 

Viktigt att veta är att om en medarbetare jobbar inom olika avdelningar så kommer inte timmarna automatiskt delas upp i respektive resultatenheter, istället får man ställa in på medarbetaren i Visma hur själva uppdelningen mellan enheterna ska ske procentuellt (se mer info under ”Vanliga problem & felsökning”)  

Kontrollera om resultatenheter är aktiverat i Visma: 

Arkiv > Inställningar Företagsinställningar > Bokföring > Kryssa för ”Använd resultatenheter 

Kontrollera att resultatenheterna är tillagda i Visma: 

Lönearbete > Resultatenheter

På denna sida ser du att dessa resultatenheter har ett ID, samma ID ska ställas in i Planday som avdelningsnummer för att det ska komma med i lönefilen: 

HR > Avdelningar > Redigera > Fliken Utökad info > Avdelningsnummer 

Kontrollera att den anställde har korrekt resultatenheter inställda:   

Klicka på den anställdes detaljer och fliken ”Lön”  

På ”Res.enhet” för t.ex. raden ”1106 - Timlön” , välj  <Ingen res.enhet> - spara och lägg sedan till den på nytt och klicka på spara igen. Då ska resultatenheten bli blåmarkerad, det betyder att den är nu ”ändrad” och kopplingen ska nu fungera. 

OBS detta måste göras för både timlön, OB etc. 

5. Gör lönekörningen i Visma 

Börja med att göra en testimport av en anställd för att se om det fungerar, det är enklare att felsöka om något problem uppstår än om vi skulle importera 30 medarbetare på en och samma gång. Följ dessa instruktioner: 

Ta ut lönefilen i Planday för en timanställd medarbetare 

Planday > Lön > Exportera lön , välj löneperiod och vilka medarbetare du vill inkludera och välj format Visma lön 300/600 + PDF rapport och klicka på Skriv ut rapport 

Högerklicka på ”Ladda ner” och ”PDF rapport” och välj spara länk som, spara ner dessa två filer i den mapp du valt för importering i Visma. 

Exportera_l_n_Visma.png

Gå sedan in i Visma och: Lönearbete > Lönekörningar > Ny > Välj utbetalningsdatum och markera den anställde du tagit ut lönerapport för > Skapa > Välj filen som du exporterat från Planday > Om detta går felfritt så kan du sedan ”Visa lönespecifikation” för varje anställd och sedan gå vidare ”Gå till utskrift/utbetalning” 

Om denna lönekörning var ett test så ska vi radera datan inför nästa gång, gör det genom att klicka på Lönearbete > Lista > högerklicka och ”Radera lönekörning” 


6. Vanliga problem och felsökning 

”Importen misslyckades” 

Vid en misslyckad import så får man oftast bara felmeddelande ”Importen misslyckades”, detta kan bero på en mängd olika saker: 

-Innehåller lönefilen korrekt data?

-Stämmer datumen på lönefilen överens med datumen för lönekörningen i Visma? 

-Stämmer registret mellan Planday och Visma? (Bolagsnamn, org.nr, namn, anställningsnummer, personnummer, lönearter, resultatenheter/avdelningsnr) 

-Är alla tidkoder och lönearter kopplade? (Arkiv > Inställningar Företagsinställningar > Import/Export > Tidkoder

-Är medarbetaren inställd på schemalagd arbetstid i Visma? 

För timanställda: se till att dessa ligger på ”Ej schemalagd arbetstid”  

-Används resultatenheter? Se till att vi använder avdelningsnummer i Planday så att de kommer med i lönefilen, detta kan annars göra att lönekörningen misslyckas 

-Har vi valt rätt medarbetare vid lönekörningen i förhållande till de som finns i lönefilen? 

(kan ställa till det men det ska fungera även om det är en skillnad) 

-Testa först med att importera 1 timanställd för att se om det blir någon skillnad, fungerar det? Fortsätt isåfall med att göra en testlönekörning för alla timanställda, innan du går vidare med månadsavlönade.

Fungerar det? Prova isåfall att importera 1 månadsavlönad, slutligen ska vi kunna ta ut en lönefil som innehåller alla anställda.

”Fördelning av normalarbetstiden per resultatenhet saknas i filen” 

Om resultatenheter används så kan man få detta meddelande vid import. 

Det betyder inte alltid att det är något som är fel, men gå vidare i lönekörningen och se om timlön och OB etc har kopplats till rätt resultatenhet, se nedan:

visma300600_1.png

Som i det här fallet har ej OB kopplats rätt, här måste vi gå in på den anställde i Visma, ta bort resultatenheten - lägga till den på nytt och göra lönekörningen igen för att det ska fungera. 

Gör följande:  

Klicka på den anställde och fliken ”Lön” 

På ”Res.enhet” för t.ex. raden ”1106 - Timlön” , välj  <Ingen res.enhet> - spara och lägg sedan till den på nytt och klicka på spara igen. Då ska resultatenheten bli blåmarkerad, det betyder att den är nu ”ändrad” och kopplingen ska nu fungera. 

OBS detta måste göras för både timlön, OB etc. 

-Gör lönekörningen igen och kontrollera att det har kopplats korrekt. 

Har medarbetaren jobbat inom olika resultatenheter? 

Om flera resultatenheter används och medarbetaren jobbar emellan dessa så måste själva fördelningen göras procentuellt i Visma, timmarna kommer alltså inte delas upp automatiskt till respektive resultatenhet – det är inte möjligt att göra vid en import av tidredovisning. 

Gör följande för att ställa in denna fördelning:  

Klicka på Resultatenhet nere till vänster, ställ in fördelningen som du vill ha den och gör sedan detsamma på raden för t.ex. 1106 – Timlön samt OB – klicka på Spara. 

visma300600_2__1_.png

Övrig info 

Ny karensdag? 

Om man insjuknar inom 5 kalenderdagar igen ska EJ ny karensdag reggas i Planday, fortsätt istället på Sjukdag 2-14 

Semesterersättning 

Läggs till i Visma antingen manuellt vid lönekörningen eller som fast återkommande post på medarbetaren. 


7. Importera lönespecar i Planday 

Ta ut en lönespec i Visma av format PDF som innehåller allas lönespecar, denna måste innehålla namn, anställningsnummer och personnummer för att Planday ska kunna koppla dem rätt. 

Gör följande för att ta ut denna PDF fil i Visma: 

Utskrifter och Spårning > Utskrifter > Lönebesked , välj lönekörning, alla anställda och klicka på ”Förhandsgranska” Spara sedan ner denna som PDF. 

Gå sedan till Planday > Lön > Importera lönebesked och välj datum för löneperioden och format SSN/CPR/NI-Number, välj PDF filen som du nyss exporterade från Visma och klicka på Importera 


8. Prissättning görs i Visma 

Prissättningen görs i Visma och inte Planday, prissättningen görs oftast inne på medarbetaren, även OB ersättningen ställs in individuellt. 


9. OB kommer ut som en rad per dag i Visma 

Det kan se lite rörigt ut på lönespecen då OB som default kommer ut som en rad per dag, Gå till: Visma > Arkiv > Inställningar Företagsinställningar > Utskrifter mm. och kryssa för ”Slå samman lika lönespecifikationsrader” så summeras det istället, summeringen sker då först på utskriften av lönespecen. 

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Vores eget support team står klar til at hjælpe dig.