Support Center. Vi står klar til at hjælpe

Brug Proløn sammen med Planday

Følg

Bruger du Proløn til at håndtere løn kan du let og hurtigt eksportere dine løndata fra Planday i en lønrapport som kan importeres i Proløn. Du kan også importere lønsedler fra Proløn i Planday, så medarbejderne kan tilgå dem direkte i Planday. 

Følg nedenstående steps og bliv klædt på til at udnytte fordelene ved at bruge Proløn sammen med Planday. 

1. Aktiver Proløn lønrapport og lønseddel import

Log ind i Planday og gå til Indstillinger > Integrationer > Oversigt.

Find Proløn og tryk på Aktiver. 

2. Anvend lønnummer og lønart 

For at Proløn kan anvende lønrapporten fra Planday skal du sikre at lønnumre og lønarter fra Proløn er tilføjet i Planday.

 

Lønnummer

Du kan tilføje lønnumre fra Lessor til hver medarbejder i Planday under Medarbejdere > vælg og rediger medarbejder > Løn > Lønnummer.

 

Lønarter

Lønarter anvendes for at fortælle Proløn om timerne i Plandays lønrapporter er normale timer, ekstra timer eller tillæg. Du skal derfor tilføje lønarter fra Lessor i Planday.

Start med at tilføje lønarter for timesedler (normale timer) og månedsløn i Indstillinger > Løn > Generelt > Lønarter.

Hvis du ønsker at anvende særlige lønarter for tillæg skal du først oprette løntillæg i Planday og derefter tilføje lønarten. Du kan oprette tillæg i Indstillinger > Løn > Løntillæg. Opret eller rediger løntillæg og tilføj herefter lønarter.

Bruger du Planday til at registrere sygdom eller andet og er det oprettet som timeseddelstyper kan der også tilføjes lønarter hertil. Dette gøres under Indstillinger > Vagtplan > Timeseddelstyper, hvor du kan redigere og tilføje lønarter til de respektive timeseddelstyper.

Hvis du ønsker specifikke lønarter for forskellige personalegrupper for at kunne adskille f.eks. bartender og tjener timerne på medarbejdernes lønsedler kan du tilføje lønarter til hver enkelt medarbejdergruppe. Gå til Medarbejdere i topmenuen > Medarbejdergrupper > vælg og rediger den enkelte personalegruppe for at tilføje lønarter. Lønarter vil for den pågældende medarbejdergruppe overskrive lønarten for normale timer.

Du kan lære mere om at forberede lønfiler her.

Indstillinger på lønarter rettes til i Proløn inden import. De lønarter, der er med på løntransaktionen fra Planday, skal tilrettes, så løntransaktionerne forsvinder/bliver slettet efter en lønkørsel. På lønartsoversigten i Proløn klikker man på teksten ud for den lønart, der skal tilrettes. Feltet ’Nulstil’ skal ændres til 2 (= slettes).

Før du eksporterer Proløn lønfilen skal du huske at tjekke at alle vagter er godkendt.

3. Eksporter Proløn lønrapport  

  1. Vælg til Løn > Lønrapport
  2. Vælg korrekt dato interval
  3. Vælg evt. hvilke medarbejdere du vil lave lønkørsel for
  4. I Formater vælg Proløn
  5. Gem filen på din computer

Screen_Shot_2017-03-01_at_23.36.53.png

 

4. Indlæs lønrapport i Proløn 

  1. Login i Proløn
  2. Vælg ”Løntransaktion”
  3. Vælg ”Indlæs fra fil”
  4. Vælg ”Gennemse” og find fil, der er gemt fra udtrækket i Planday
  5. Vælg ”Indlæs fra fil samt ’Ja til løn’”
  6. Løndaten er nu indlæst og du kan se dine medarbejdere igennem, som normalt. Det er ligeledes muligt at rette i løndata på hver medarbejder samt tilføje løn til medarbejdere som ikke er med i indlæsningsfilen.

 

5. Importer Proløn lønsedler i Planday 

  1. Gem PDF-filen med lønsedler på din computer. Vi anbefaler at du sikrer dig at indholdet i filen er korrekt inden du importere den til Planday. 
  2. Login ind i Planday > Løn > Importer lønsedler 
  3. Vælg start- og slutdato: Indtast de samme datoer som på lønsedlen. 
  4. Eksisterende lønsedler: Hvis der allerede ligger lønsedler for den valgte periode, kan du vælge at tilføje de nye lønsedler til de eksisterende eller overskrive de eksisterende. 
  5. Vælg Lønseddel i type  
  6. Vælg Formatet Proløn
  7. Upload filen med lønsedler fra din computer og tryk på Importer. Lønsedlerne er nu tilgængelige for medarbejderne når de logger ind i Planday. 

Screen_Shot_2017-03-01_at_23.37.16.png

 

6. Visning af lønspecifikation i Planday

Planday tilbyder også en Lønspecifikation. Denne specifikation viser hvordan medarbejderens løngrundlag er beregnet i Planday og indeholder information om hver enkelt vagt. Det er også muligt for medarbejderen her at se om der er fratrukket pauser og hvornår de evt. er trukket samt se beregningen af løntillæg, registrering af sygdom mv. Lønspecifikationen er med til at spare lønafdelingen for mange spørgsmål da medarbejderen selv har fuldt overblik.

Såfremt du ønsker lønspecifikationen aktiveret på din portal gøres dette i Indstillinger > Løn > Generelt. Nederst på siden finder du ”Medarbejderens lønsedler” og her skal du sætte flueben i Tillad download af rapport. Herefter vil medarbejderen have adgang til lønspecifikationen for gamle og nye lønsedler der importeres. Såfremt du ønsker at se hvordan rapporten ser ud kan du tilgå Løn og klikke på fanen ”Lønsedler”. Her vil lønrapporten ligge ved siden af medarbejderens lønseddel.

 

7. Medarbejderstamdata eksport fra Proløn til Planday (for nye kunder i Planday)

Dette afsnit er relevant hvis du er ny kunde hos Planday og skal til at tage systemet i brug.

Proløn giver dig mulighed for at lave en medarbejdereksport, som indeholder meget af den data Planday skal benytte for at kunne oprette dine medarbejdere. Vi anbefaler at du trækker en fuld medarbejderrapport og fremsender til din kontaktperson hos Planday. Herefter vil I sammen koordinere importen af dine medarbejdere i Planday.

 

8. Medarbejderstamdata fra Planday til Proløn

Planday tilbyder muligheden for at eksportere medarbejder stamdata i et format, som kan importeres i Proløn. Fordelen ved dette er, at dine medarbejdere selv kan rette navn, adresse, kontonummer mv. I Planday, uden at involvere dig. Inden der køres løn, kan stamdata fra Planday opdateres i Proløn ved at følge denne guide:

  1. Tilgå ’Medarbejder’ siden i Planday
  2. Klik på ’Værktøjer’ og vælg ’Eksportér data’
  3. I type vælges ’Medarbejderoplysninger – Proløn format’ (Vælg evt. kun medarbejdere med ændringer i perioden)
  4. Gem filen på din computer og indlæs den i Proløn

Screen_Shot_2017-03-01_at_23.40.31.png

Kontakt ProLøn for opsætning af ”matrix”, så de data, der kommer fra Planday bliver spærret i ProLøn og dermed ikke kan ændres i ProLøn.

Bemærk at værdien du trækker ud af Planday vil blive overskrevet i Proløn. Dvs. såfremt en medarbejder opdaterer sit kontonummer vil det gamle kontonummer i Proløn blive erstattet af det nye der er lagt ind i Planday. Det betyder også, at såfremt medarbejderen ikke har udfyldt en værdi f.eks. i feltet kontonummer vil det gamle kontonummer i Proløn blive overskrevet, men uden en værdi (og dermed slettet). Det er derfor vigtigt alle felter er udfyldt i arket inden det importeres.

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Vores eget support team står klar til at hjælpe dig.