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Datev Lohn und Gehalt mit Planday verkn├╝pfen ­čçę­čç¬

F├Şlg

Wenn Sie Datev Lohn und Gehalt anwenden, um Lohn zu verwalten, k├Ânnen Ihre Lohninformationen einfach aus Planday exportiert und in Datev Lohn und Gehalt importiert werden. Ebenso ist es m├Âglich, Ihre Lohnabrechnungen aus Datev Lohn und Gehalt in Planday zu importieren und dadurch f├╝r Ihre Mitarbeiter zug├Ąnglich zu machen.

Folgen Sie den einzelnen Schritten um sicher zu stellen, dass Datev Lohn und Gehalt und Planday optimal miteinander funktionieren. 

 

1. Datev Lohn und Gehalt einrichten und aktivieren

Als vorbereitender Schritt muss eine .INI-Datei in Datev Lohn und Gehalt importiert werden, damit das Lohnsystem dieses Format wiedererkennt, wenn Lohnberichte von Planday importiert werden sollen.  

Bitte kontaktieren Sie unseren Planday Support, um die ben├Âtigte .INI-Datei zu erhalten.┬á

Um diese in Datev Lohn und Gehalt zu importieren, gehen Sie wie folgt vor.

  1. Melden Sie sich in Ihrem Datev Lohn und Gehalt Konto an.
  2. Legen Sie eine neue Hersteller-Formatbezeichnung f├╝r die Bewegungsdaten in Lohn und Gehalt ├╝ber den Men├╝punkt ÔÇ×Extras | ASCII-Import-AssistentÔÇŽÔÇť an. Anschlie├čend importieren Sie die .INI-Datei durch den Button "Importieren...".

Datev1.png

 

Bevor die Berichte in Planday erstellt werden k├Ânnen, muss zuerst das gew├╝nschte Lohnexport-Programm konfiguriert werden. Hierzu melden Sie sich in Ihrem Planday Portal an und w├Ąhlen unter Einstellungen den Punkt Integrationen > ├ťbersicht und f├╝gen Datev Lohn und Gehalt als externe Lohnabrechnung hinzu.┬á

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Im letzten Schritt aktivieren Sie diese. Nun sollte das Feld Verwalten gr├╝n unterlegt sein.

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Relevante Daten aus Datev in Planday hinterlegen 

Um den Lohn korrekt ├╝bertragen zu k├Ânnen, ist die Angabe der folgenden Informationen notwendig. Diese m├╝ssen unter dem Men├╝ Einstellungen > Lohn > Ausdrucke > Datev - Lohn und Gehalt eingetragen werden.┬áWenn alle Informationen eingetragen sind, dr├╝cken Sie bitte Speichern.

  • Beraternummer ÔÇô die Beraternummer direkt aus Datev Lohn und Gehalt ├╝bernehmen, oder die Information gegebenenfalls von Ihrem Buchpr├╝fer einholen.
  • Mandantennummer ÔÇô die Beraternummer direkt aus Datev Lohn und Gehalt ├╝bernehmen, oder die Information gegebenenfalls von Ihrem Buchpr├╝fer einholen.
  • Kostentr├Ąger -┬á in der Regel eine f├╝nfstellige Nummer in Datev Lohn und Gehalt, die die Kosten als einen Lohn angibt.

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2. Lohnnummern und Lohnschl├╝ssel in Planday eintragen

Um eine einwandfreie Lohnberechnung in Planday zu sichern, m├╝ssen die Lohnnummern und Lohnschl├╝ssel aus Datev Lohn und Gehalt in Planday eingetragen werden.

 

Lohnnummer

Beim Erstellen eines Mitarbeiter bekommt dieser automatisch eine Lohnnummer von Planday zugewiesen, die nun mit der Nummer aus Datev Lohn und Gehalt aktualisiert werden muss. Hierzu gehen Sie in das Men├╝ Mitarbeiter > Mitarbeiter und w├Ąhlen den gelben Stift zum Bearbeiten des jeweiligen Mitarbeiters aus. Tragen Sie nun die Lohnnummer aus Datev Lohn und Gehalt in das entsprechende Feld ein.

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Lohnschl├╝ssel

Die in Datev Lohn und Gehalt verwendeten Lohnschl├╝ssel werden nun in Planday ├╝bertragen, damit Ihr Planday Portal die Daten in der Exportdatei korrekt als normale Stunden, extra Stunden oder Lohnzuschl├Ąge berechnen kann.

├ľffnen Sie hierzu Einstellungen > Lohn > Allgemein. Tragen Sie nun die Lohnschl├╝ssel f├╝r Geleistete Arbeitsstunden und Monatsgehalt ein und speichern Ihre Eingabe.

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Lohnzuschl├Ąge

Wenn Sie Lohnzuschl├Ąge ebenfalls erfassen m├Âchten, m├╝ssen diese zuerst erstellt werden. Im Zuge dessen kann der Lohnschl├╝ssel eingegeben werden.┬á

Lohnzuschl├Ąge erstellen Sie unter Einstellungen > Lohn > Lohnzuschlag durch den Punkt Erstellen.

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Nach dem Sie die┬áArt des Lohnzuschlags ausgew├Ąhlt haben, k├Ânnen Sie den Lohnzuschlag benennen, mit einer Beschreibung versehen und unter anderem den Lohnschl├╝ssel angeben.

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Lohnschl├╝ssel f├╝r Krankheitstage

Wenn Sie Planday daf├╝r nutzen, um z.B. Krankheitstage zu erfassen und hierf├╝r eine eigene Schichtart erstellt haben, k├Ânnen Sie ebenfalls einen Lohnschl├╝ssel f├╝r diese Schichtart angeben. Unter Einstellungen > Dienstplan > Schichtarten k├Ânnen die Schichtarten bearbeitet werden, f├╝r welche Sie einen Lohnschl├╝ssel eintragen m├Âchten. W├Ąhlen Sie hierzu den gelben Stift der zu bearbeitenden Schichtart und tragen Sie den Lohnschl├╝ssel ein. Speichern Sie bitte anschlie├čend Ihre Eingabe.

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Lohn nach Personalgruppen aufteilen

Abschlie├čend ist es m├Âglich, die Stunden f├╝r die verschiedenen Personalgruppen in der Lohndatei separat anzugeben. Hierzu muss der gew├╝nschten Personalgruppe ein Lohnschl├╝ssel zugewiesen werden. Die Lohnschl├╝ssel f├╝r die Personalgruppen werden unter Mitarbeiter > Personalgruppen durch Ausw├Ąhlen des gelben Stifts eingetragen.

Bitte beachten Sie, dass der Lohnschl├╝ssel einer Personalgruppe den Lohnschl├╝ssel f├╝r die geleisteten Arbeitsstunden ├╝berschreibt.

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Vor dem Export der Lohnexportdatei kontrollieren Sie bitte die genehmigten Schichten.

Weitere Informationen zum Thema Lohn finden Sie hier.

 

3. Datev Lohn und Gehalt Berichte aus Planday exportieren

  1. Men├╝ Lohn > Lohndatenexport w├Ąhlen.
  2. Start- und Enddatum eintragen.
  3. Entweder alle Mitarbeiter, bestimmte Personalgruppen oder Mitarbeiter w├Ąhlen.
  4. Unter Format Datev Lohn und Gehalt w├Ąhlen.
  5. Die Datei auf ihrem Desktop speichern.

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4. Den Lohnbericht in Datev Lohn und Gehalt importieren

  1. Die Maske ÔÇ×Daten├╝bernahme | BewegungsdatenimportÔÇť ├Âffnen. Dort ist die neu angelegte Formatbeschreibung (hier im Beispiel mit Namen ÔÇ×plandayÔÇť) in der Combobox ÔÇ×HerstellerÔÇť enthalten. Nach Auswahl ÔÇ×plandayÔÇť und Eingabe des Monats der ├ťbernahme kann ├╝ber den Button ÔÇ×DateiauswahlÔÇŽÔÇť der Import der Bewegungsdaten von Planday gestartet werden.

Datev2.png

 

5. Datev Lohn und Gehalt Lohnabrechnungen in Planday importieren

  1. Die PDF-Datei mit den Lohnabrechnungen auf Ihrem Desktop speichern. Wir empfehlen Ihnen den Inhalt der Datei zu kontrollieren, bevor die Datei in Planday importiert wird.
  2. In Planday einloggen und Lohn > Lohnabrechnungen importieren w├Ąhlen.
  3. Start- und Enddatum w├Ąhlen: dies m├╝ssen dieselben Daten wie auf den Lohnabrechnungen sein.
  4. Vorhandene Lohnabrechnungen: Wenn schon Lohnabrechnungen f├╝r den gew├Ąhlten Zeitraum importiert sind, k├Ânnen die neuen Lohnabrechnungen zu den vorhandenen hinzugef├╝gt werden. Es is zudem m├Âglich, die vorhandenen Lohnabrechnungen zu ├╝berschreiben.
  5. Lohnabrechnung unter Format w├Ąhlen.
  6. Das Format Lohn und Gehalt w├Ąhlen.
  7. Die Datei mit den Lohnabrechnungen von Ihrem Desktop hochladen und Importieren dr├╝cken. Die Lohnabrechnungen sind jetzt f├╝r die Mitarbeiter zug├Ąnglich, wenn sie sich in Planday einloggen.

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