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Mit Planday anfangen (Video guide) 🇩🇪

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Dieser Leitfaden wird Sie Schritt für Schritt an eine effizientere Arbeitsweise heranführen, die Ihnen Zeit und Geld spart und gleichzeitig die Mitarbeiterkommunikation und Arbeitsmoral verbessert.  

 

💥 Bevor Sie anfangen

💥 Schritt 1: Abteilungen erstellen (2 min.)

💥 Schritt 2: Personalgruppen erstellen (5 min.)

💥 Schritt 3: Mitarbeiter erstellen (10 min.)

💥 Schritt 4: Dienstplanpositionen erstellen (10 min.)

💥 Schritt 5: Dienstplan erstellen (20 min.)

💥 Schritt 6: Mitarbeiter einladen und Kommunikation (5 min.)

💥 Schritt 7: Zeiterfassung und Genehmigung von Stempelzeiten (10 min.)

💥 Weitere Schritte

 

Bevor Sie anfangen

Wenn Sie bereits in Ihrem Planday Portal mit Planday-URL sowie Benutzername und Passwort angemeldet sind, können Sie sofort anfangen. Wenn nicht, gehen Sie bitte auf www.planday.com/de und wählen Sie “Einloggen“. Nach der Anmeldung sind Sie bereit Ihr Planday Portal in 7 einfachen Schritten einzurichten.

In den folgenden Videoanleitungen werden wir ein Restaurant als Beispiel nehmen, alle Einstellungen sind jedoch leicht auf andere Branchen übertragbar. Der Nutzer in den Videoanleitungen ist als Administrator in dem Portal angemeldet. Nur eine Person mit dieser Berechtigung kann das Portal einrichten. Mitarbeiter haben normalerweise keinen Zugang zu diesem Bereich und können vor allem nicht den Bereich Mitarbeiter einsehen.

Sollten Sie während der Einführung Fragen haben, steht Ihnen das Planday Support Team zur Seite. Kontaktieren Sie uns einfach über das Chat-Symbol rechts unten in Ihrem Portal oder über E-mail an support@planday.com.

 

Schritt 1: Abteilungen erstellen

Jede Abteilung hat ihren eigenen Dienstplan. In einem Restaurant würde man typischerweise eine Abteilung für die Küche und eine Abteilung für das Restaurant einrichten. Das ermöglicht einen besseren Überblick für den Restaurant Manager und für den Küchenchef über alle Mitarbeiter und Schichten.

 

 

Schritt 2: Personalgruppen erstellen

Eine Personalgruppe definiert wer welche Aufgaben erfüllen kann und welche Verantwortungsbereiche es gibt.

Jede Position auf dem Dienstplan wird später mit einer Personalgruppe verknüpft. So wird sichergestellt, dass nur Mitarbeiter aus der jeweiligen Personalgruppe diese Schichten belegen können, da die erforderten Fähigkeiten sehr unterschiedlich sind. Ein Mitarbeiter kann mehreren Personalgruppen angehören.

Häufige Personalgruppen in Restaurants sind zum Beispiel:

💥 Koch

💥 Küchenpersonal

💥 Kellner

💥 Barkeeper

 

Schritt 3: Mitarbeiter erstellen

Beginnen Sie damit die grundlegenden Informationen der Mitarbeiter hinzuzufügen: Vor- und Nachname, Kontaktinformationen sowie Abteilung und Personalgruppen. Ein Mitarbeiter kann mehreren Abteilungen und Personalgruppen angehören. Für den Augenblick brauchen Sie nur die grundlegenden Informationen der Mitarbeiter einzugeben.

 

Schritt 4: Dienstplanpositionen erstellen

Jede Position kann nur mit Mitarbeitern aus der zugeteilten Personalgruppe besetzt werden und nur mit einem Mitarbeiter pro Tag. Brauchen Sie mehrere Mitarbeiter auf einer Position, dann erstellen Sie die Position mehrere Male mit verschiedenen Namen (z.B. Tresen früh, Tresen spät oder Tresen 1, Tresen 2). Als Ausgangspunkt für die Anzahl der Positionen nehmen Sie den Tag in der Woche, an dem Sie die meisten Mitarbeiter benötigen. Wenn Sie zum Beispiel montags zwei Kellner aber am Freitag immer vier Kellner benötigen, dann erstellen Sie vier Mal diese Position.

 

Schritt 5: Dienstplan erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten den Dienstplan zu erstellen. Sobald die Dienstplanpositionen im System vorliegen, können Sie mit der Dienstplanung beginnen. Um noch mehr Zeit zu sparen können Sie auch Dienstplanvorlagen erstellen.


Schritt
6: Mitarbeiter einladen und Kommunikation

Mit nur einem Klick laden Sie Ihre Mitarbeiter zu Planday ein. Verschicken Sie ganz einfach die individuellen Benutzernamen und Passwörter und bei Bedarf auch ein Willkommensschreiben an alle Mitarbeiter.

 

Schritt 7: Zeiterfassung und Genehmigung von Stempelzeiten

Möchten Sie die Zeiterfassung nutzen, sollten Sie zuerst die Planday Stempeluhr aktivieren. Die Mitarbeiter können die Stempeluhr sowohl lokal über einen Webbrowser als auch über ihre eigenen Smartphones nutzen. Die browserbasierte Stempeluhr finden Sie unter: https://www.punchclock.dk/

 

 

So geht's weiter

Das Planday Portal bietet eine ganze Reihe von Verwaltungstools und Funktionen. Die hier erwähnten Bereiche sind grundlegend um den ersten Dienstplan in Planday zu erstellen und mit der Zeiterfassung zu beginnen. Als nächsten Schritt können Sie die Profile der Mitarbeiter vervollständigen. Weiterhin gibt es noch die Bereiche der Urlaubsplanung, Berichte und Analysen sowie die Lohndatenexporte. Wenden Sie sich gerne mit Fragen zu diesen Funktionen an support@planday.com. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

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