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Planday für Mitarbeiter

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Planday erleichert Ihnen als Angestellter die Verwaltung Ihres Arbeitslebens. Sie können sehen, wann Sie als nächstes arbeiten müssen, sich unproblematisch für Schichten ein- und ausstempeln, mit Kollegen kommunizieren und vieles mehr. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Funktionen sowohl in der Planday App als auch in der Desktop-Version. Mit Ausnahme des Urlaubsantrags können Sie alles von der iOS- und Android-App aus erledigen.

Die Planday App

Die Planday App ist verfügbar für iOS und Android-Geräte. Nach dem Sie die App auf Ihr Smartphone oder Tablet heruntergeladen haben, melden Sie sich mit Ihrer Planday URL (Portal-Web-Adresse), Ihrem Benutzernamen und dem Passwort an. Die Benutzerdaten werden von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellt.

Die Anweisungen in diesem Leitfaden beziehen sich auf die iOS-App, daher können sich Unterschiede im Vergleich zur Android-App ergeben.

Übersicht - der Startbildschirm in der App

In diesem Abschnitt werden wir Ihnen die Funktionen des Startbildschirms erläutern. Im vorliegenden Beispiel handelt es sich um ein Restaurant und wir betrachten die App aus Sicht eines Kochs.

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Offene Anfragen - Ihre Genehmigung steht aus

Hier sehen Sie Anfragen von Ihren Kollegen bezüglich Schichttausch, sowie Anfragen die Ihre Aufmerksamkeit benötigen. In diesem Fall liegt eine offene Anfrage von einem Kollegen vor.

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Stempeluhr

Wenn die Stempeluhr von Ihrem Arbeitgeber für die App freigegeben wurde, sehen Sie hier die anstehenden Schichten des heutigen Tages. Sie können sich über die App sowohl ein- als auch auszustempeln. Bitte beachten Sie, dass ein Ein- sowie Ausstempeln nur im genehmigten GPS-Radius möglich ist.

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Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, einen Kommentar für den Arbeitgeber während des Einstempelns zu hinterlassen.

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Sollte es vorkommen, dass Sie sich einstempeln wollen jedoch keine Schicht angezeigt wird, nutzen Sie die Funktion 'Zusätzliche Schicht hinzufügen'. Im nächsten Schritt wählen Sie die Abteilung sowie die Personalgruppe für diese Schicht aus.

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Ihre Schichten

Unter diesem Punkt finden Sie alle bevorstehenden Schichten. Wenn Sie 'Alle' auswählen können Sie sich Ihre Schichten je Kalendermonat anzeigen lassen.

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Schichten tauschen

Wenn Sie eine Schicht auswählen, werden Ihnen die Auswahlmöglichkeiten 'Tauschen' (Schicht 1:1 mit einem Kollegen tauschen), 'Übergabe' (Schicht an einen Kollegen abgeben) und 'Abgeben' (Schicht wird eine offene Schicht) angezeigt. Bitte beachten Sie, dass eine Schicht solange Ihnen gehört bis der Tausch durch den Arbeitgeber/Vorgesetzten bestätigt wurde.

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Verfügbarkeit festlegen

Um dem Arbeitgeber mitzuteilen wann Sie verfügbar bzw. nicht verfügbar sind, gehen Sie unter 'Ihre Schichten' auf 'Alle' und wählen anschließend das '+' Zeichen sowie 'Verfügbarkeit festlegen'.
Nun öffnet sich eine Monatsansicht, in der Sie die gewünschte Verfügbarkeit samt Kommentar für den Arbeitgeber eintragen können. Bitte berücksichtigen Sie, dass Ihnen Schichten entgegen der angegebenen Präferenz zugeteilt werden können.

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Offene Schichten

Zurück auf der Übersichtsseite befindet sich der Abschnitt 'Offene Schichten'. Die hier angezeigten Schichten, können von Ihnen aufgrund Ihrer Qualifikation und Personalgruppe abgedeckt und somit angefragt werden.

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Sobald Sie eine offene Schicht angefragt haben, wird diese zur Genehmigung an den Arbeitgeber bzw. Vorgesetzten übermittelt. Wenn Ihnen eine offene Schicht zugeteilt wird, kann Ihnen das System eine Nachricht samt Bestätigung senden. Falls diese Funktion nicht genutzt wird, sehen Sie die bestätigte Schicht zusätzlich in Echtzeit in Ihrem Kalender.

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Pinnwand

Die Pinnwand wird von Ihrem Arbeitgeber genutzt, um Sie über Neuigkeiten oder kurzfristige Änderungen in Kenntnis zu setzen. Wir empfehlen die Pinnwand regelmäßig zu prüfen um sicherzustellen, dass Sie stets auf dem Neuesten Stand sind.

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Veranstaltungen

Gehen Sie zu Veranstaltungen um eine Übersicht aller bevorstehenden Termine Ihres Arbeitgebers zu sehen. Dies können unter anderen Fortbildungstermine oder Feierlichkeiten sein. Veranstaltungen erfordern häufig die Zusage über eine Teilnehmerliste.

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Nachrichten

Unter Nachrichten finden Sie eine Übersicht jeglicher Kommunikation mit Ihren Kollegen sowie Ihrem Arbeitgeber. Sie können hierüber sowohl Einzel- als auch Gruppennachrichten versenden. Nimmt Ihr Vorgesetzter eine Änderung am Dienstplan vor, und lässt Ihnen hierzu eine Information zukommen, finden Sie diese unter Ihren Nachrichten. Bitte stellen Sie sicher, dass die Mitteilungen für die Planday App aktiviert sind, damit Sie umgehend über Änderungen informiert werden.
Im vorliegenden Fall wird Martin gebeten, eine Schicht mit Daniel zu tauschen.

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Dienstplan

Wählen Sie Dienstplan und sehen Sie alle Schichten der Abteilungen zu denen Sie Zugang haben. Unterhalb der Monatsanzeige sehen Sie die gewählte Abteilung.

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Um die Abteilung zu wechseln, wählen Sie den Namen der aktuellen Abteilung aus. Anschließend öffnet sich eine Kalenderansicht mit einer Liste der verfügbaren Abteilungen.

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Mitarbeiter

Hier finden Sie eine Übersicht der Kontaktinformationen Ihrer Kollegen aufgeteilt nach Mitarbeiter, Gruppen und Abteilungen. Sie sehen nur die Informationen, die durch Ihren Arbeitgeber zur Ansicht freigegeben wurden.

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Konto

Änderungen an Ihrem Profil können Sie unter Konto vornehmen. Darüber hinaus finden Sie hier Dokumente sowie eine komprimierte Übersicht aller Funktionsbereiche in der App.

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Planday desktop

Um sich in Ihr Planday Portal einzuloggen, öffnen Sie bitte die Planday URL (Portal-Web-Adresse) und geben Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.

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Anschließend sehen Sie links oben im Menü drei Bereiche: Start, Dienstplan und Mitarbeiter. Auf der rechten Seite sehen Sie Ihren Posteingang sowie Ihr Profil.

Start > Dashboard

Vom Dashboard aus sehen Sie Ihren Dienstplan des aktuellen Monats. Grau markierte Tage zeigen Tage an denen Sie eine Schicht haben, rote Tage hingegen zeigen offene Schichten an auf die Sie sich bewerben können. Steht für eine Aktion noch eine Genehmigung aus, ist dieser Tag lila eingefärbt.

Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen der Kreise für weitere Informationen.

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Vom Dashboard aus sehen Sie ebenfalls Einträge auf der Pinnwand und bevorstehende Veranstaltungen.

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Start > Mein Dienstplan

Hier finden Sie einen detaillierten Überblick über Ihren Arbeitskalender. Die angezeigten Zeilen, zeigen die Ihnen zugeteilten Schichten. Sie können von hier Schichten mit Kollegen tauschen oder abgeben.

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Start > Meine Verfügbarkeit

Unter Start > Meine Verfügbarkeit > Alle bearbeiten geben Sie an, ob Sie für eine Schicht zur Verfügung stehen. Darüber hinaus können Sie Ihrem Arbeitgeber eine Nachricht bezüglich der Verfügbarkeit hinterlassen. Speichern Sie anschließend Ihre Eingabe über 'Alles speichern'.

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Start > Mein Urlaub

Urlaub beantragen ist ebenfalls möglich über Planday, sofern diese Funktion von Ihrem Arbeitgeber aktiviert wurde. Wählen Sie hierzu 'Urlaub beantragen und geben den Zeitraum ein. Nachdem Sie Urlaub beantragt haben, muss der Urlaub durch Ihren Arbeitgeber genehmigt werden.

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Start > Lohnabrechnungen

Wenn Ihr Arbeitgeber die Lohnabrechnungen in Planday bereitstellt, finden Sie diese unter Start > Lohnabrechnungen.

Dienstplan > Dienstplan

Unter Dienstplan > Dienstplan sehen Sie alle Schichten der Abteilungen zu denen Sie Zugang haben. Voreingestellt ist die wöchentliche Ansicht, aber je nach Freigabe durch den Arbeitgeber können Sie andere Ansichten wählen. In dieser Ansicht sehen Sie mit wem Sie zusammen arbeiten und wer für einen Schichttausch in Frage kommt.

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Mitarbeiter > Mitarbeiterübersicht

In dieser Liste finden Sie die Kontaktinformationen Ihrer Kollegen, die Ihr Arbeitgeber zur Einsicht freigegeben hat. In der Regel finden Sie die Telefonnummer eines Kollegen hier.

Mitarbeiter > Dokumente

Sofern Ihr Arbeitgeber in Ihrem Mitarbeiterprofil Dokumente zur Einsicht frei gegeben hat, werden diese hier angezeigt.

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