Help Center. Vi står klar til at hjælpe

Kom godt i gang – Opsæt din virksomhed

Følg

Det er nemt at komme i gang med Planday, men før du begynder med vagtplanen, skal du have registreret dine ansatte i systemet. Følg nedenstående skridt for at komme i gang.

Har du ikke en Planday account? Besøg www.planday.com/signup for a 30-day free trial. og få en 30 dages gratis prøveperiode. Du kan også se vores Planday tour video..

I denne guide vil vi bruge en lille restaurant som eksempel, men skridtene er de samme for virksomheder i alle industrier. Hvis du sidder fast, eller har nogle spørgsmål, så kontakt os endelig gennem chatten i systemet. Vi er her for at hjælpe.

Opret Afdelinger | Opret Personalegrupper | Opret Medarbejdere | Start vagtplanlægningen | Opret og brug Skabeloner | Opsæt Stempelur og godkend vagter | Inviter dine medarbejdere | Næste skridt

Opret Afdelinger

Navigation: Medarbejdere > Medarbejdere > Opret afdeling

I Planday er Vagtplanen organiseret i Afdelinger, hvilket betyder at du har brug for en Afdeling for hver af dine nuværende vagtplaner. For nogle restauranter kan det betyde, at man har en Afdeling for tjenerne og en for køkkenet.

Du vil senere tilføje dine ansatte til en Afdeling, alt efter hvor de kan arbejde. Se strukturen i Planday, hvis du vil vide mere om systemets logik.

  • Gå til Medarbejdere > Medarbejdere og klik på Opret afdeling
  • Giv Afdelingen et navn. Hvis du allerede har oprettet Medarbejdere, så kan du tilføje dem til Afdelingen
  • Klik på Gem

Create_departments_GIF.gif

Opret Personalegrupper

Navigation: Medarbejdere > Personalegrupper > Opret personalegruppe

Personalegrupper hjælper dig med at organisere dine ansatte, baseret på færdigheder og roller som de påtager sig i din virksomhed. Afdelinger kontrollerer hvor medarbejderne kan arbejde, og Personalegrupper kontrollerer hvilke roller/vagter en medarbejder kan dække.

Afdelinger og Personalegrupper er de to primære byggesten i Planday. For fleksibilitetens skyld kan hver medarbejder blive tilføjet flere Afdelinger og Personalegrupper.

Når du senere tilføjer vagter i Planday, er de kun registrerbare for de ansatte, som tilhører den Afdeling og Personalegruppe, vagten er lavet til.

De følgende Personalegrupper er mest hyppige i restauranter:

  • Kok
  • Tjener
  • Bartender
  • Runner

Sådan laver du en personalegruppe:

  • Gå til Medarbejdere > Medarbejdere > Opret personalegruppe
  • Giv Personalegruppen et navn. Hvis du allerede har oprettet ansatte, kan du tilføje dem til personalegruppen
  • Klik Gem

Create_Employee_group_GIF.gif

Opret Medarbejdere

Navigation: Medarbejdere > Medarbejdere > Opret medarbejder

Du kan nu oprette Medarbejdere og tilføje dem til Afdelinger og Personalegrupper, baseret på de roller de kan påtage sig i din virksomhed.

Når du opretter Medarbejdere, anbefaler vi at du tilføjer deres kontaktinformation, så du kan invitere dem til Planday senere. Derudover kan du tilknytte dine medarbejdere til Afdelinger og Personalegrupper, som afgør hvilke vagter de kan dække i Vagtplanen.

  • Gå til Medarbejdere > Medarbejdere og klik på Opret medarbejder
  • Udfyld deres navn og kontaktinformation
  • Tilføj medarbejderen til en eller flere Afdelinger
  • Tilføj medarbejderen til en eller flere Personalegrupper, og sæt deres timeløn for hver Personalegruppe
  • Efter du har tilføjet informationen, kan du klikke på Gem
  • Send login information til dine nye medarbejdere enten via email, SMS, eller begge dele
  • Hvis du vil sende login informationerne senere, kan du sende til alle på én gang, når du er færdig med opsætningen

Create_Employees.gif

Start vagtplanlægningen

Navigation: Vagtplan > Vagtplan

Med Afdelinger, Personalegrupper og oprettede Medarbejdere, er du nu klar til at lægge en vagtplan. Gå til Vagtplan > Vagtplan i menuen i toppen. Klik hvor end du vil oprette en vagt. Der kommer et blåt ikon med et plus frem, der hvor der er muligt. Så nemt er det.

I Vagtplanen kan du arbejde med tre forskellige visninger: Medarbejdere, Grupper, og Positioner. Til at starte med, burde visningerne Medarbejdere og Grupper være tilstrækkeligt. For at lære mere om visningen Positioner, så tag venligst et kig på denne artikel.

Opret vagter

Navigation: Vagtplan > Vagtplan

For at oprette en vagt, klik på Vagtplanen, der hvor du gerne vil oprette vagten. Vagter kan blive oprettet fra en hvilken som helst visning: Grupper, Medarbejdere, eller Positioner.

v2_Create_shift.gif

Flyt vagter med drag and drop

Navigation: Vagtplan > Vagtplan

For at flytte en vagt, skal du bare trække den derhen, hvor du ønsker. Denne funktion er især brugbar, hvis du skal tildele Ledige vagter på Vagtplanen i visningen Medarbejdere. Bare tag en ledig vagt, og slip den ud for den ønskede medarbejder.

v2_Move_shift.gif

Kopier vagter

Navigation: Vagtplan > Vagtplan

Hvis du skal have den samme vagt på flere dage, kan du kopiere vagten ved at at bruge Cmd (Mac) eller Ctrl (Windows) og placere en kopi af vagten hvor end du har brug for det.

For at kopiere en vagt, holder du Cmd (Mac) eller Ctrl (Windows) nede, og samtidig trækker du vagten med musen, derhen hvor du ønsker.

v2_Copy_shift.gif

Slet vagter

Navigation: Vagtplan > Vagtplan

Vagter kan blive slettet individuelt, eller du kan slette alle vagter på én gang for en bestemt uge.

  • Slet en enkelt vagt: Klik på vagten, og klik derefter på Slet i bunden af dialogboksen
  • Slet all vagter på en uge: Gå til Værktøjer i det øverste højre hjørne og vælg ”Slet denne uge”

v2_Deleting_shifts.gif

Opret og brug Skabeloner

Navigation: Vagtplan > Vagtplan > Skabeloner > Opret ny

Når du har gjort dig bekendt med vagtplanen, og vil minimere tidsforbruget, er det tid til at dykke ind i Skabeloner.

I videoen herunder viser vi, hvordan du opretter og bygger skabeloner, og hvordan de hjælper dig med at reducere den tid, du bruger på at lægge vagtplan.

Vi forklarer de basale elementer i at arbejde med Skabeloner i videoen herunder. Besøg denne artikel for mere information om Skabeloner. 

Opsæt Stempelur og godkend vagter

Navigation: Indstillinger > Indstillinger > Stempelur

Vil du gerne holde styr på dine medarbejderes timer i Planday? Med Stempelur kan medarbejdere starte og afslutte deres vagter via app’en. Du kan så godkende vagttider til løn inde i Planday.

Derudover kan du altid sammenligne de originale vagttider med den tid, som medarbejderne faktisk har været på arbejde. Dette er et godt værktøj til at optimere din vagtplan og holde kontrol med lønudgifter. Hvis du ikke har adgang til Stempleur på din Planday konto, så kontakt os venligst.

Inviter dine medarbejdere

Navigation: Medarbejdere > Medarbejdere > Værktøjer > Inviter dine medarbejdere

Når din vagtplan er klar, og Stempelur er sat op, kan du invitere alle dine medarbejdere på én gang.

Gå til Medarbejdere > Medarbejdere og klik på Værktøjer og derefter Inviter dine medarbejdere. Du får mulighed for at sende invitationer via SMS, email, eller begge dele. Du kan også vælge, om de skal sendes til bestemte Afdelinger.

Du kan finde mere om at invitere medarbejdere i denne artikel..

Invite_employees.gif

Næste skridt

Efter du er kommet i gang med din første vagtplan, og har inviteret dine medarbejdere, har du måske lyst til at lære mere om følgende (artikler på engelsk):

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Vores eget support team står klar til at hjælpe dig.