Support Center. Vi står klar til at hjælpe

3. Invitér dine medarbejdere og let din administrative byrde

Følg

App

Hvis du ikke allerede har gjort det, kan du downloade app’en til din smartphone her:

For at logge ind på app’en skal du bruge din Planday-portals webadresse, dit brugernavn og din adgangskode.

App’en er ikke pt. kompatibel med tablets.

 

Invitér alle medarbejdere på én gang

Du kan sende Planday login til alle medarbejdere med få, enkle kliks.

  • Klik på HR > Medarbejdere > Værktøjer > Send logins, kontrollér kontaktoplysningerne og bekræft beskeden. Logins sendes enten via e-mail eller via SMS.

Bemærk, at det er gratis at sende beskeder, men ikke SMS’er.

Samtidig anbefaler vi, at du introducerer dine medarbejdere til Planday med et velkomstbrev.

Hvis du klikker på Indstillinger > Kommunikation kan du tilpasse vores skabelon med de oplysninger, du finder relevante, fx hvornår systemet tages i brug, hvor app’en til smartphones kan downloades og hvordan de opdaterer deres kontaktoplysninger. Velkomstbrevet er også en god måde at byde nye medarbejdere velkommen til dit firma.

Velkomstbrevet sendes enten via SMS eller som besked i hver brugers Planday Indbakke. Alt hvad de kan se i portalen, afspejles også i app’en.

 

Tip! Sikkerhedsindstillingerne tildeler som standard begrænsede rettigheder til alle nye medarbejdere, hvorimod du som den første bruger fik fuld adgang som Administrator. En medarbejder kan ikke se de samme vinduer, værktøjer og muligheder, som du kan.

Du kan ændre rettighederne for hvem som helst under HR > Medarbejdere og klikke på den relevante sikkerhedsgruppe i menuen til venstre (Medarbejder, Chef eller Administrator).

Skabeloner

Det kan være ret tidskrævende at oprette en ny vagtplan hver uge, selv med Planday’s vagtplan i skyen. For at frigøre dyrebar tid til forretningsudvikling kan du oprette en standard vagtplan og kopiere den til den næstfølgende uge (eller uger) – så er du klar på ingen tid!

  • Start med at oprette en skabelon: Klik på Indstillinger > Vagtplan > Vagtplansskabeloner og vælg ”Opret”. Når du har gemt din første skabelon, så vælg ”rediger skabelonindhold” > ”Redigér alle” og indtast timer og medarbejdere (eller lad vagterne være ledige), som når du opretter enhver anden vagtplan.

Brug ikonerne på hver række eller på hver vagt til at kopiere morgenvagten om mandagen til hele ugen frem for at oprette samme morgenvagt syv gange.

Skabeloner kan dække alt fra en enkelt dag til flere uger, og du kan kopiere den flere gange. Hvis hver dag ligner den næste, kan du lave en skabelon for en dag og rulle den ud 10 gange i træk for at dække en periode på 10 dage. Hvis hver anden uge er ens, kan du oprette en skabelon på to uger og rulle den ud to gange for at dække en periode på fire uger.

Driver du en sæsonbetonet forretning, anbefaler vi, at du opretter en skabelon til højsæson og en anden til lavsæson.

  • For at lave en vagtplan med udgangspunkt i en skabelon skal du i vagtplanen klikke på Skabeloner > Udrul skabelon.

Alt hvad du skal gøre er at rette de småting, der måtte ændre sig fra uge til uge, og du kan hurtigt gå videre til at tjene penge!

 

Tip! Når du opretter eller redigerer en vagtplan, kan du skjule den for dine medarbejdere, indtil du er færdig.

- Skjul en dag eller en uge ved at klikke på den grønne cirkel ved siden af ugedagen eller i øverste venstre hjørne for hele ugen, så den bliver rød.

- Vis vagtplanen frem ved at klikke på den røde cirkel, så den igen bliver grøn.

Du kan kun skjule dage og uger med vagter.

 

Statistikker og rapporter

I Planday får du adgang til en bred vifte af rapporter og statistikker på dit personale.

  • For eksempel kan du se hvor mange timer, hver medarbejder skal arbejde i denne uge ved at klikke på Rapporter > Vagtplanstatistik.
  • Under Rapporter > Timeseddelstatistik kan du vælge de timeseddelstyper, der er relevante for dig, fx kan du få et overblik over fravær ved at vælge typerne ”sygdom med løn” og ”sygdom uden løn”. Du kan læse mere om timeseddelstyper i afsnit 5.

 

Næste: 4. Samarbejde og kommunikation

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Vores eget support team står klar til at hjælpe dig.