Help Center. Vi står klar til at hjælpe

7. Nye arbejdsgange og flere funktioner

Følg

Planday indeholder en række administrative værktøjer, der kan hjælpe dig med at forenkle dine daglige, ugentlige og månedlige opgaver og samle alle relevante oplysninger ét sted.

 

Hent nye medarbejdere ind – Dokumenter & Kontrakter

Vi anbefaler, at du udnytter de mange måder, du kan gemme oplysninger på hver medarbejder ved at klikke på HR > Medarbejdere > Redigér medarbejder og vælge fanebladet ”Dokumenter”.

Vi kan endda hjælpe dig med at håndtere kontrakter! I menuen til venstre kan du vælge ”opret kontrakt” og baseret på en skabelon, du har lagt ind under Indstillinger, vil systemet generere en kontrakt med de personlige oplysninger, du har indtastet på netop denne medarbejder. Du kan endda sende kontrakten gennem Planday og bede brugere om at underskrive den digitalt i Planday.

Du kan lære at sætte kontrakter op her!

 

Deaktivering af tidligere medarbejdere

Når en medarbejder ikke længere arbejder for dig og derfor ikke skal have adgang til din Planday portal, kan du deaktivere hans eller hendes brugerkonto:

  • Klik på HR > Medarbejdere > Redigér medarbejder og vælg ”Deaktivér” i venstre side af skærmen.

Ved at deaktivere frem for at slette medarbejderen beholder du hele historikken for vedkommende.

Tip! For at holde styr på hvorfor en bruger er deaktiveret kan du tilføje en årsag – og du kan endda lave din personlige liste af årsager. Klik på Indstillinger > HR > Generelt og vælg fanebladet ”Fratrædelsestyper”.

 

Arbejdsgange

Vi foreslår, at du udfører nedenstående opgaver dagligt, ugentligt og månedligt, så du hele tiden har styr på vagtplan og eventuelle ubesvarede anmodninger fra personalet.

Dagligt

Beskrivelse

Rettelser til vagtplan og medarbejderinfo

Kontrollér din vagtplan dagligt, så du er sikker på, at den er korrekt og at du har de rigtige medarbejdere på arbejde, når du har brug for dem.

Vær opmærksom på ikoner, som findes på vagter, der på en eller anden måde skal godkendes (se også næste opgave).

Hvis du bruger timeseddelstyper, skal du sørge for, at de rigtige typer er lagt på hver vagt.

Hvis du har bemærkninger til en dag, kan du holde musen henover ugedagen og klikke på blyanten og skrive en kommentar til de øvrige vagtplanansvarlige. Medarbejderne kan se overskriften.

Godkend vagtanmodninger

Før medarbejdere får bekræftet vagtbytte, overdragelser eller anmodninger om ledige vagter, skal en manager godkende det.

På startsiden under ”Afventer handling” til venstre kan du få et overblik over anmodninger, du skal gennemgå.

Godkend tider fra Stempeluret

Managere kan se alle tider fra Stempeluret og lave evt. justeringer, før vagterne godkendes til lønkørsel.

Klik på Vagtplan og Stempelur for at få et overblik over de tider, der skal godkendes.

Læs beskeder i Indbakken

I øverste højre hjørne kan du på kuverten se, om der er nye beskeder til dig.

Læs dem igennem og send svar. I tilfælde af at en medarbejder ikke har mulighed for at arbejde eller der er sket andre ændringer, skal du rette vagtplanen til.

Send påmindelser

Mind dine medarbejdere om deres kommende vagter eller vigtige begivenheder den følgende dag.

Klik på Vagtplan > Dag, vælg den relevante dag og klik på ”Send besked”.

 

Ugentligt

Beskrivelse

Rul skabelon ud

Ved at bruge skabeloner kan du spare tid på vagtplanlægning. Du kan rulle skabeloner ud på forhånd og skjule nye uger, indtil du er klar til at offentliggøre dem for personalet.

Klik på Vagtplan og vælg Skabeloner > Udrul skabelon. Når du har lagt skabelonen ud, kan du lave små justeringer manuelt.

Annoncer nyheder og begivenheder

Brug opslagstavlen og kalenderen på forsiden til at gøre opmærksom på vigtige begivenheder til den rette gruppe medarbejdere.

Ved at målrette dine opslag til bestemte modtagere undgår du at sende støj til dit personale og dermed øges sandsynligheden for, at de faktisk er opmærksom på hvad der vigtigt for dem.

HR

Gennemgå HR-afsnittet og opret nye medarbejdere eller deaktivér tidligere medarbejdere.

 

Månedligt

Beskrivelse

Vagtplanstatistikker

Hent statistik på vagtplanen og gennemgå den seneste måned for uregelmæssigheder eller usædvanlige situationer.

Ændrede medarbejdere

Du kan hente en rapport over ændrede medarbejderoplysninger under HR > Værktøjer > Eksporter data.

Markér ”Kun medarbejdere med ændringer i perioden“ og klik ”Eksporter data”.

Kør løn

Eksporter oplysningerne fra din vagtplan til lønkørsel og send dem til import hos dit lønsystem.

Gennemgå opslagstavle og kalender

Sørg for, at der kun findes relevante nyheder og aftaler på opslagstavlen og under Begivenheder. Ryd op efter behov.

Gennemgå sikkerhedsgrupper

Brug lidt tid i HR på at sikre dig, at alle medarbejdere er tilføjet, at tidligere medarbejdere er deaktiveret og at kun godkendt personale ligger i sikkerhedsgrupperne Administrator og Manager.

Mind personalet om at bruge app’en og opdatere kontaktoplysninger

Efter behov kan du sende en fællesbesked eller SMS til alle medarbejdere og minde dem om at bruge Planday app’en, opdatere deres kontaktoplysninger og rådighed og gøre brug af muligheden for at bytte, overdrage og anmode om vagter.

Når dit personale involveres, bruger Planday og nyder godt af at have en frisk vagtplan lige ved hånden, vil du også høste fordelene og spare tid på vagtplanlægning.

 

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Vores eget support team står klar til at hjælpe dig.