Support Center. Vi står klar til at hjælpe

1. Personale – Medarbejderne og organisationen

Følg

Organisationen

Før vi kan begynde at oprette medarbejdere, skal vi give dem et sted at ’bo’. Lad os kalde dem din familie, som har brug for et sikkert hus med et solidt fundament, stabil konstruktion og bekvemme rum at leve i.

 

Afdelinger - Fundamentet

Fundamentet for din forretning, din første afdeling, blev automatisk oprettet sammen med portalen. Den er først synlig og relevant, hvis du vælger at oprette flere afdelinger.

Afdelinger bruges til forskellige fysiske lokationer og butikker eller teams inden for dit firma. Hver afdeling i din portal får en særskilt vagtplan. Hvis separate dele af firmaet, fx køkkenet og levering, har hver sin vagtplanansvarlige og har brug for forskellige indstillinger, vil det være en god idé at oprette en ekstra afdeling.

  • Klik på HR > Afdelinger og vælg ‘Opret afdeling’ for at tilføje endnu en. Når du opretter en afdeling, skal du tage stilling til to forhold:

Med hensyn til Pauser kan du bare vælge ’ingen’, hvis dine medarbejdere ikke selv betaler for deres pauser.

Hvis dine medarbejdere til gengæld selv skal betale for den tid, de holder pause, kan du vælge “automatiske pauser” for forudbestemt varighed eller ”manuelle pauser”, hvis du vil have, at dine medarbejdere skal registrere den faktiske tid med Stempeluret.

Vi gennemgår valgmulighederne senere i afsnit 5.

Med hensyn til Jobfunktioner er det en måde at lave vagtplan på, som de fleste brugere har glæde af. Hvis det ikke passer til den måde, du driver forretning på, så kan du bare vælge ”medarbejderbaseret”. Sådan får du en vagtplan, der viser en liste over medarbejderne og de timer, hver af dem måtte arbejde på en given dag.

Du kan læse mere om Jobfunktioner nedenfor.

 

Personalegrupper – konstruktionen

For at få et brugbart overblik over dit personale og deres kompetencer skal du oprette personalegrupper og knytte hver medarbejder til en eller flere grupper. En personalegruppe bestemmer hvem, der kan udføre hvilke opgaver og hvilke ansvarsområder, de har, fx i en restaurant kunne det være chefer, tjenere og kokke. Kun folk fra samme gruppe kan bytte vagter.

Eksempel: På en aften har du sat en erfaren, faglært tjener på som overtjener og derudover fem tjenere, for det er den ekspertise, du har brug for. Nu har du ikke lyst til, at den faglærte tjener bytter sin vagt med hvem som helst, så du står uden overtjener men med seks tjenere. Denne situation kan løses, ved at du opdeler dine medarbejdere yderligere, fx ved at oprette en personalegruppe for tjenere (alle tjenere) og en særskilt gruppe til overtjenere (kun for faglærte tjenere).

Vi anbefaler, at du ikke opretter for mange grupper til at begynde med, for du mister også fleksibilitet. Du kan altid oprette flere grupper senere, hvis det bliver nødvendigt.

  • Klik på HR > Personalegrupper og vælg ”Opret personalegruppe” for at bygge en solid konstruktion til en vedligeholdelsesfri vagtplan.

Da vi oprettede portalen for dig, registrerede vi automatisk dig som manager. I en restaurant arbejder du måske også som overtjener sammen med tjenerne, og så skal du også lægge dig selv i gruppen af faglærte tjenere.

Tip! Du kan opdele dine medarbejdere yderligere ved at bruge medarbejdertyper, fx til at filtrere medarbejdere over eller under 18, månedslønnede eller timelønnede eller hvilken som helst sortering, du har brug for. Klik på Indstillinger > HR > Generelt > Medarbejdertyper.

 

Jobfunktioner – værelserne i dit hus

En jobfunktion er enten en bestemt plads, som en person skal dække, eller en bestemt opgave, der skal udføres hver dag. Hver jobfunktion kan kun bemandes af medarbejdere, som er tilknyttet den rigtige personalegruppe, og kun af én medarbejder om dagen.

I en restaurant kunne jobfunktionerne være Tjener 1 Terrasse, Tjener 2 Terrasse, Tjener 1 Salon, Overtjener, Bartender, Opvasker Frokost og så videre. Når du har oprettet alle dine jobfunktioner, bliver det nærmest en ”udfyld de tomme felter”-opgave at lave vagtplan.

Sørg for at oprette det antal jobfunktioner, som du skal bruge på din mest travle dag. Du behøver ikke oprette vagter for alle jobfunktioner hver dag.

 

Opret medarbejdere – beboerne i dit hus

Før du kan planlægge din uge og hvem, der skal arbejde hvornår, skal du oprette en profil til hver af dine medarbejdere.

  • Klik på HR > Medarbejdere og vælg ”Opret medarbejder”. Læg dem i en eller flere afdelinger og grupper og indtast basale kontaktoplysninger såsom navn, e-mail og telefonnummer.

Senere kan du bede hver medarbejder selv udfylde resten af oplysningerne og evt. uploade et foto via app'en.

Tip! Under Indstillinger > HR > Formopsætning kan du bestemme hvilke felter, medarbejderne selv må redigere og hvilke, der kun er tilgængelige for chefer, som opretter en ny medarbejder. Der har du også mulighed for at lave skræddersyede felter, fx til oplysning om uniformens størrelse.

I afsnit 3 finder du flere oplysninger om rettigheder og sikkerhedsgrupper.

 

Når du klikker på ”send login info”, sendes det automatisk genererede brugernavn og adgangskode til brugeren på SMS eller e-mail sammen med en kort vejledning. Vi anbefaler, at du venter og sender det ud samlet for alle medarbejdere på en gang, når du har en vagtplan, du kan vise dem (se afsnit 3).

Nu er du klar til at lægge vagtplan!

Næste: 2. Læg vagtplan

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Vores eget support team står klar til at hjælpe dig.