Help Center. Vi står klar til at hjælpe

Hvordan lar jeg mine ansatte søke om ferie?🇳🇴

Følg

Plandays feriemodul gjør det mulig for ansatte å søke om ferie. Feriesøknadene godkjennes eller avvises av administrator og timer eller dager trekkes fra den ansattes feriekonto.

Sett opp kontotypen | Opprett feriekonti for de ansatte | Slik godkjenner du ferie | Slik legger du inn ferie for en ansatt | Rediger varsler

Sett opp kontotypen

Gå til: Innstillinger > Fravær > Kontotyper

For å aktivere ferie-modulen må det først opprettes en kontotype.

Klikk på knappen Ferie- og fridagskonto.

 

ferie.png

Tips til å fylle ut feltene i dette vinduet

 

Navn: f.eks feriekono, Feriekonto fastlønn 

Betaling: Det vanligste er ”avhengig av balanse”. Bruk denne hvis dine ansatte er fastlønnet og ikke skal trekkes i lønn for ferie. Hvis du har fastlønnede og timelønnede medarbeidere bør du opprette en egen konto for de timelønnede som er ubetalt.

Avregningstype: Det er vanlig å velge dager

Startverdi: Det er vanlig å starte kontoen med en balanse på 0, eller 25 dager. Dette kan redigeres for hver enkelt ansatt senere, ved oppretting av konto for den ansatte.

Skjæringsdato: I Norge er det vanlig med skjæringsdato den 1. januar (Skriv 1, og 1). På denne datoen vil kontoene ikke lenger kunne brukes og det vil opprettes en ny konto for hver ansatt med den valgte startbalansen. 

Forny automatisk: Vi anbefaler at du markerer denne. Hvis du ikke markerer den vil du måtte opprette nye konti manuelt hvert år.

Opprett automatisk: Hvis du markerer denne, vil det opprettes en konto med valgt startbalanse, første gang en medarbeider søker om ferie eller du oppretter ferie for en medarbeider. Hvis du lar den stå tom, må du opprette feriekonti manuelt første gang. Sistnevnte kan være lurt hvis du er midt inne i et ferieår og skal inn og redigere alle de invividuelle startbalansene uansett eller hvis du kun vil at enkelte skal ha en konto.

Tillat negativ balanse: Hvis du markerer denne, vil medarbeidernes feriekonti kunne gå i minus, det vil si at hvis en ansatt har 5 dager igjen på kontoen og søker om 7 dager ferie, vil medarbeideren likevel kunne sende inn søknaden. Hvis du har valgt en startbalanse på 0 må du markere denne boksen.

Avdelinger, personalgrupper og medarbeidertyper: Disse valgene lar deg begrense hvilke medarbeidere denne kontotypen skal være tilgjengelig for. Hvis du vil at kontotypen skal gjelde en viss avdeling, velger du avdelingen fra listen.

Hvis du bare vil at fastlønnede medarbeidere skal ha en feriekonto, kan det være lurt å ha to medarbeidertyper (Fastlønnet og Timelønnet) og begrense denne kontoen til medarbeidertypen, Fastlønnet. 

For å opprette medarbeidertyper går du til Innstillinger > HR > Generelt. For å sette en medarbeidertype på hver ansatt går du til Medarbeidere > Ansatte > rediger medarbeiderens profil > Medarbeidertyper.

Innstillinger: Hvis du har fler enn en kontotype, kan det settes opp en prioriteringsrekkefølge. Planday har også andre måter å beregne ferie på. Kontakt vår support for å få hjelp med dette.

Kalender over helligdager: Du kan koble feriekontoen til en kalender over helligdager. Dette kan påvirke kostnaden av ferien som opprettes eller søkes om. De fleste norske kunder bruker vår innebygde helligdagskalender som inneholder offisielle røde dager. 

Eksempel: Hvis en medarbeider har søkt om ferie fra mandag til fredag (5 dager). Hvis tirsdag er en rød dag, vil systemet automatisk foreslå en kostnad på 4 dager i stedet for 5.

Husk å klikke på Lagre før du forlater vinduet.

 

Opprett feriekonti for de ansatte

Gå til: Vaktplan > Feriekonti

Klikk enten A: Opprett konto (for én ansatt om gangen) eller B: Opprett kontoer (flere om gangen).

A: Opprette én konto

Når du oppretter kontoen kan du velge hvilken kontotype du vil benytte, redigere startbalansen for den enkelte, og eventuelt velge en kalender over helligdager for utelate helligdager fra ferieperioder.

 

feriekonto.png

 

B: Opprette flere feriekonti på en gang

Når du oppretter flere konti på en gang må du velge en kontotype, og du vil se en liste med de medarbeiderne denne kontotypen gjelder for. Se bildet under.

Redigér deretter startverdien på kontoene til hele gruppen eller den enkelte, og huk av i kolonnen, ”Opprett”, for de medarbeiderne du ønsker å opprette denne kontoen for, og klikk Lagre.

For å opprette konti av en annen type, må du gjenta prosessen.

feriekonti.png

 

Slik godkjenner du ferie

Gå til: Vaktplan > Ferieadministrasjon

På denne siden administrerer du ferie og feriesøknader. Her vil du etter hvert se en oversikt over ventende, godkjente og avviste feriesøknader i enten en listevisning eller kalendervisning. Nederst på siden ser du en liste over feriesøknader som avventer godkjenning.

Hvis du vil lese om hvordan ansatte søker om ferie, sjekk artikkelen Slik søker du om ferie.

Klikk rediger-knappen på raden til feriesøknaden du ønsker å godkjenne (eller avvise).

ferieadmin.png

NB: For at systemet skal beregne antall dager som trekkes fra feriekontoen, må feltet som heter ”Timer/Måned” i medarbeiderens profil være utfylt av administrator med minimum ett siffer.

I neste vindu kan du redigere kostnaden og legge til en beskjed til den ansatte om ønskelig. Denne beskjeden kommer i tillegg til systembeskjeden.

Huk av for Send beskjed for at medarbeideren skal få en systembeskjed + eventuell kommentar fra deg om av feriesøknaden er godkjent/avvist. 

Videre kan du velge hva du vil at Planday skal gjøre med eventuelle vakter denne medarbeideren allerede er satt på på i vaktplanen. Du kan 

  • Beholde: Beholde vaktene
  • Sett timeseddelstype: Beholde vaktene, men sette vakttypen til ønsket vakttype
  • Sett ledig: Gjør vaktene om til ledige vakter
  • Slett: Sletter alle vakter denne medarbeideren har i perioden denne ferien gjelder for.

Klikk på Godkjenn eller Avvis.

ferie-godkjenn.png

 

Slik legger du inn ferie for en ansatt

Gå til: Vaktplan > Ferieadministrasjon

feriekalender.png

Klikk Opprett ferie. 

Velg medarbeider du ønsker å opprette ferie for.

Det neste vinduet fylles ut på samme måte som godkjenning av ferie. 

Rediger varsler

Gå til:Innstillinger > Portalinstillinger > Varslinger

For å redigere hvordan du mottar varsler eller redigere hvem som mottar hvilke varsler, kan du gå til Innstillinger > Portalinstillinger > Varslinger > Ferieforespørsler

Her kan du legge til medarbeidere som skal motta varsler, og bestemme om man skal motta beskjed i Planday eller SMS. Se neste bilde.

varslinger.png

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Kan du ikke finde, hvad du leder efter?

Vores eget support team står klar til at hjælpe dig.