Support Center. We’re here to help

Exportera löneunderlag till Hogia Lön & Hogia Lön Plus 🇸🇪

Follow

Följ dessa anvisningar för att förbereda en lönekörning mot Hogia Lön eller Hogia Lön Plus

 1. Aktivera Hogia 

(Om du ej har Integrationer under inställningar, gå vidare till steg 2)

Börja med aktivera Hogia från våran integrations sida i Inställningar > Integrationer > Översikt

2. Ställ in anställningsnummer och lönearter i Planday, dessa ska stämma överens mot Hogias register

-Anställningsnummer

-Beloppen (OB, timlön och månadslön)

-Lönearter

 Börja med att ta ut följande listor från Hogia:

  • Egna rapporter - personuppgifter (inkl. anställningsnummer och lön)
  • Förenklad löneartslista

 Se video:

eller följ dessa instruktioner:

Hogia > Rapporter > fliken Register > ”Egna rapporter - personuppgifter” > ändra kolumn 3 till ”P3-Timlön” och kolumn 4 till ”P1-Månadslön faktisk”

Tryck på Bildskärm > Skriv ut

Gör detsamma med ”Förkortad löneartslista”

 

Dessa lönearter ska sedan ställas in i Planday:

(Följande är standard lönearter men kan skilja sig från verksamhet till verksamhet om dessa ändrats)

Timlön: 010 (Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Arbetade timmar)

Månadslön: 040 (Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Månadslön. ELLER på den anställde där månadslön anges)

Månadslön arbetare: 030 (Inställningar > Lön > Allmänt > Lönearter > Månadslön. ELLER på den anställde där månadslön anges)

Periodens arbetade timmar: 031 (sätts vid timlönen på den månadsavlönade, på varje personalgrupp)

OB tillägg 1-5: 310-314 (Inställningar > Lön > Lönetillägg)

L_ninst_llningar.png

 

Periodens_arbetade_timmar.png

L_netill_gg.png

3. Frånvaro

Använder du Hogia Lön så rekommenderar vi starkt att frånvaron knappas in manuellt i Hogia m.h.a frånvarostödet - på så sätt säkerställer du att korrekt lönearter och belopp registreras.

Det är dessvärre inte hållbart att direkt importera frånvaro till Hogia lön och det har att göra med att frånvarohanteringen är väldigt avancerad och det är alltid flera lönearter som behövs beroende på om det är t.ex första eller andra sjukdag, är den anställde på timlön eller månadslön, är den anställde kollektivare eller tjänsteman o.s.v – det finns för många varianter för att kunna registrera det på ett hanterbart sätt i Planday, då sparar du tid istället att använda frånvarostödet i Hogia och manuellt registrera frånvaron där.

I Hogia lön plus så finns det däremot en möjlighet att använda sig av avvikelsearter vid import av tidunderlag. Avvikelsearter fungerar ungefär på samma sätt som frånvarostödet och underlättar hanteringen av frånvaro avsevärt! Här räcker det med om du anger ”Sjuk” i Planday och sedan känner Hogia av om det är första eller andra sjukdag, och lägger till alla tillhörande lönearter etc.

Dessvärre så krävs det ett annat löneformat för att möjliggöra import av avvikelsearter, detta är något vi kommer utveckla under 2017.

Så det vi rekommenderar nu är att vi exkluderar frånvaron ifrån Hogia filen, det kan du göra på följande sätt: 

  1. Gå till (Inställningar > Schema > Arbetspasstyper)
  2. Ange en löneart som ger mening, t.ex SJK1 för Sjukdag KARENS, SEM för semester o.s.v
  3. Gå till (Inställningar > Lön > Utskrifter > Ignorera lönearter) och ställ in de lönearter som du nyss angett på passtyperna. På så sätt kommer de ej med i Hogias lönefil.

passtyper_i_Planday.png

Ignorera_l_nearter.png 

4. Kontrollera inställningar i Hogia:

Är månadslön & timlön inställt på den anställde?

Hogia > Anställda >  Välj anställd > Personliga lönefält

Kontrollera att månadslön eller timlön + P8 Arbetstid/vecka är inställt (detta för att sjuklön ska kunna beräknas korrekt)

Används resultatenheter?

Gå till Hogia > Anställda >  Välj anställd > Allmänt för att se vilka resultatenheter som används, notera dessa.

Inne på lönearterna (Hogia > Lönearter > Allmänt) så måste man se till att "Resultatenhet" är ikryssat för "Vid löneberedning registreras" (se nedan) - detta måste alltså göras för alla lönearter (timlön, månadslön, OB så att det kopplas till respektive resultatenhet vid importen)      

resultatenhet_inst_llning.png

 Gå till: Hogia > Arkiv > Inställningar > Löneberedning – se till att ”Registrera resultatenhet” är ikryssad.

 Resultatenheterna ska också ställas in i Planday, här kan vi använda Avdelningsnummer.

HR > Avdelningar > Redigera > Fliken Utökad info > Avdelningsnummer

Kontrollera också under Planday > Inställningar > Lön > Allmänt att vi har kryssat för ”Gruppera per avdelning”

4. Gör lönekörningen i Hogia

Börja med att göra en testimport av en anställd för att se om det fungerar, det är enklare att felsöka om något problem uppstår än om vi skulle importera 30 medarbetare på en och samma gång.

Se video

eller följ dessa instruktioner:

Ta ut lönefilen i Planday för en medarbetare, se till att ladda ner Hogia lön + PDF Rapport som du kan använda som underlag för att se att allting kommit in korrekt i Hogia.

Arbeta med > Import löneberedning

Välj den mapp där du har lagt lönefilen du exporterade från Planday

Import_i_hogia.png

Import_i_hogia_2.png

Klicka på OK

En lista upp över vad som kommer importeras och för vem kommer upp, klicka på Importera.

Här kommer en förhandsgranskning upp, klicka på Stäng och Stäng igen.

För att få upp löneberedningen klicka på Beredning och välj den anställde och klicka på Räkna om

beredning.png

Gör eventuella justeringar och klicka sedan på OK & Nästa

Om denna lönekörning var ett test så ska vi radera datan inför nästa gång, se video

eller följ dessa instruktioner:

 -Dubbelklicka på varje rad i löneberedningen så att den tas bort – gör detta tills alla rader och info har försvunnit från den anställde

-Klicka sedan på OK & Nästa

-Välj Nej på frågan ”Personen klar för avräkning?”

-Klicka på Avbryt och Stäng

Då först är datan raderad på den anställde så att vi kan göra om importen om något ska ändras i Planday.

Viktigt att veta också är att efter att vi gjort en import i Hogia så raderas importfilen.

4. Vanliga problem & felsökning

Generellt så fungerar importen riktigt bra, inga problem att importera både timanställda och månadsavlönade på en och samma gång.

Och skulle det ej fungera så får man ett felmeddelande vid inläsningen, det kan vara anställningsnummer eller löneart som inte stämmer överens, som nedan:

  felmeddelande.png

5. Importera lönespecar i Planday

Ta ut en lönespec i Hogia av format PDF som innehåller allas lönespecar, denna måste innehålla namn, anställningsnummer och personnummer för att Planday ska kunna koppla dem rätt.

Se video

eller gör följande i Hogia för att ta ut denna PDF fil:

Rapporter > Kryssa för ’Lönespecifikation’ > Kryssa för ’Skriv ut personnummer’ > OK > Bildskärm > Export > PDF format > OK.

Gå sedan till Planday > Lön > Importera lönebesked och välj datum för löneperioden och format Hogia, välj PDF filen som du nyss exporterade från Hogia och klicka på Importera

6. Semesterersättning

Sköts i Hogia på beredningen, normalt sätt lägger man manuellt på löneart 016 (Sem.lön löpande, timavl) och den beräknar ut 12% på timlön + Semesterlönegrundande frånvarotimmar.

 

Have more questions? Submit a request

Can't find what you're looking for?

Our in-house customer team is here to help you