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Datev Lohn und Gehalt mit Planday verknüpfen 🇩🇪

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Wenn Sie Datev Lohn und Gehalt anwenden um Lohn zu verwalten, können Ihre Lohninformationen einfach aus Planday exportiert und in Datev Lohn und Gehalt importiert werden. Ebenso ist es möglich, Ihre Lohnabrechnungen aus Datev Lohn und Gehalt in Planday zu importieren und dadurch für Ihre Mitarbeiter zugänglich zu machen.

Folgen Sie den einzelnen Schritten um sicher zu stellen, dass Datev Lohn und Gehalt und Planday optimal miteinander funktionieren. 

 

1. Datev Lohn und Gehalt einrichten und aktivieren

Als vorbereitender Schritt muss eine .INI-Datei in Datev Lohn und Gehalt importiert werden, damit das Lohnsystem dieses Format wiedererkennt, wenn Lohnberichte von Planday importiert werden sollen.  

Bitte kontaktieren Sie unseren Planday Support, um die benötigte .INI-Datei zu erhalten. 

Um diese in Datev Lohn und Gehalt zu importieren, gehen Sie wie folgt vor.

  1. Melden Sie sich in Ihrem Datev Lohn und Gehalt Konto an.
  2. Legen Sie eine neue Hersteller-Formatbezeichnung für die Bewegungsdaten in Lohn und Gehalt über den Menüpunkt „Extras | ASCII-Import-Assistent…“ an. Anschließend importieren Sie die .INI-Datei durch den Button "Importieren...".

Datev1.png

 

Bevor die Berichte in Planday erstellt werden können, muss zuerst das gewünschte Lohnexport-Programm konfiguriert werden. Hierzu melden Sie sich in Ihrem Planday Portal an und wählen unter Einstellungen den Punkt Integrationen > Übersicht und fügen Datev Lohn und Gehalt als externe Lohnabrechnung hinzu. 

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Im letzten Schritt aktivieren Sie diese. Nun sollte das Feld Verwalten grün unterlegt sein.

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Relevante Daten aus Datev in Planday hinterlegen 

Um den Lohn korrekt übertragen zu können, ist die Angabe der folgenden Informationen notwendig. Diese müssen unter dem Menü Einstellungen > Lohn > Ausdrucke > Datev - Lohn und Gehalt eingetragen werden. Wenn alle Informationen eingetragen sind, drücken Sie bitte Speichern.

  • Beraternummer – die Beraternummer direkt aus Datev Lohn und Gehalt übernehmen, oder die Information gegebenenfalls von Ihrem Buchprüfer einholen.
  • Mandantennummer – die Beraternummer direkt aus Datev Lohn und Gehalt übernehmen, oder die Information gegebenenfalls von Ihrem Buchprüfer einholen.
  • Kostenträger -  in der Regel eine fünfstellige Nummer in Datev Lohn und Gehalt, die die Kosten als einen Lohn angibt.

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2. Lohnnummern und Lohnschlüssel in Planday eintragen

Um eine einwandfreie Lohnberechnung in Planday zu sichern, müssen die Lohnnummern und Lohnschlüssel aus Datev Lohn und Gehalt in Planday eingetragen werden.

 

Lohnnummer

Beim Erstellen eines Mitarbeiter bekommt dieser automatisch eine Lohnnummer von Planday zugewiesen, die nun mit der Nummer aus Datev Lohn und Gehalt aktualisiert werden muss. Hierzu gehen Sie in das Menü Mitarbeiter > Mitarbeiter und wählen den gelben Stift zum Bearbeiten des jeweiligen Mitarbeiters aus. Tragen Sie nun die Lohnnummer aus Datev Lohn und Gehalt in das entsprechende Feld ein.

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Lohnschlüssel

Die in Datev Lohn und Gehalt verwendeten Lohnschlüssel werden nun in Planday übertragen, damit Ihr Planday Portal die Daten in der Exportdatei korrekt als normale Stunden, extra Stunden oder Lohnzuschläge berechnen kann.

Öffnen Sie hierzu Einstellungen > Lohn > Allgemein. Tragen Sie nun die Lohnschlüssel für Geleistete Arbeitsstunden und Monatsgehalt ein und speichern Ihre Eingabe.

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Lohnzuschläge

Wenn Sie Lohnzuschläge ebenfalls erfassen möchten, müssen diese zuerst erstellt werden. Im Zuge dessen kann der Lohnschlüssel eingegeben werden. 

Lohnzuschläge erstellen Sie unter Einstellungen > Lohn > Lohnzuschlag durch den Punkt Erstellen.

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Nach dem Sie die Art des Lohnzuschlags ausgewählt haben, können Sie den Lohnzuschlag benennen, mit einer Beschreibung versehen und unter anderem den Lohnschlüssel angeben.

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Lohnschlüssel für Krankheitstage

Wenn Sie Planday dafür nutzen, um z.B. Krankheitstage zu erfassen und hierfür eine eigene Schichtart erstellt haben, können Sie ebenfalls einen Lohnschlüssel für diese Schichtart angeben. Unter Einstellungen > Dienstplan > Schichtarten können die Schichtarten bearbeitet werden, für welche Sie einen Lohnschlüssel eintragen möchten. Wählen Sie hierzu den gelben Stift der zu bearbeitenden Schichtart und tragen Sie den Lohnschlüssel ein. Speichern Sie bitte anschließend Ihre Eingabe.

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Lohn nach Personalgruppen aufteilen

Abschließend ist es möglich, die Stunden für die verschiedenen Personalgruppen in der Lohndatei separat anzugeben. Hierzu muss der gewünschten Personalgruppe ein Lohnschlüssel zugewiesen werden. Die Lohnschlüssel für die Personalgruppen werden unter Mitarbeiter > Personalgruppen durch Auswählen des gelben Stifts eingetragen.

Bitte beachten Sie, dass der Lohnschlüssel einer Personalgruppe den Lohnschlüssel für die geleisteten Arbeitsstunden überschreibt.

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Vor dem Export der Lohnexportdatei kontrollieren Sie bitte die genehmigten Schichten.

Weitere Informationen zum Thema Lohn finden Sie hier.

 

3. Datev Lohn und Gehalt Berichte aus Planday exportieren

  1. Menü Lohn > Lohndatenexport wählen.
  2. Start- und Enddatum eintragen.
  3. Entweder alle Mitarbeiter, bestimmte Personalgruppen oder Mitarbeiter wählen.
  4. Unter Format Datev Lohn und Gehalt wählen.
  5. Die Datei auf ihrem Desktop speichern.

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4. Den Lohnbericht in Datev Lohn und Gehalt importieren

  1. Die Maske „Datenübernahme | Bewegungsdatenimport“ öffnen. Dort ist die neu angelegte Formatbeschreibung (hier im Beispiel mit Namen „planday“) in der Combobox „Hersteller“ enthalten. Nach Auswahl „planday“ und Eingabe des Monats der Übernahme kann über den Button „Dateiauswahl…“ der Import der Bewegungsdaten von Planday gestartet werden.

Datev2.png

 

5. Datev Lohn und Gehalt Lohnabrechnungen in Planday importieren

  1. Die PDF-Datei mit den Lohnabrechnungen auf Ihrem Desktop speichern. Wir empfehlen Ihnen den Inhalt der Datei zu kontrollieren, bevor die Datei in Planday importiert wird.
  2. In Planday einloggen und Lohn > Lohnabrechnungen importieren wählen.
  3. Start- und Enddatum wählen: dies müssen dieselben Daten wie auf den Lohnabrechnungen sein.
  4. Vorhandene Lohnabrechnungen: Wenn schon Lohnabrechnungen für den gewählten Zeitraum importiert sind, können die neuen Lohnabrechnungen zu den vorhandenen hinzugefügt werden. Es is zudem möglich, die vorhandenen Lohnabrechnungen zu überschreiben.
  5. Lohnabrechnung unter Format wählen.
  6. Das Format Lohn und Gehalt wählen.
  7. Die Datei mit den Lohnabrechnungen von Ihrem Desktop hochladen und Importieren drücken. Die Lohnabrechnungen sind jetzt für die Mitarbeiter zugänglich, wenn sie sich in Planday einloggen.

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