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Mit Planday anfangen (Video guide) 🇩🇪

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Jeder Abschnitt dieser Einführung wird Sie Schritt für Schritt an eine bessere Arbeitsweise heranführen, die Ihnen Zeit und Geld spart und die Mitarbeiterkommunikation und Arbeitsmoral verbessern wird. Fangen wir am besten gleich an!

 

💥 Bevor Sie anfangen

💥 Schritt 1: Abteilungen erstellen (2 min.)

💥 Schritt 2: Personalgruppen erstellen (5 min.)

💥 Schritt 3: Mitarbeiter erstellen (10 min.)

💥 Schritt 4: Dienstplanpositionen erstellen (10 min.)

💥 Schritt 5: Dienstplan erstellen (20 min.)

💥 Schritt 6: Mitarbeiter einladen und Kommunikation (5 min.)

💥 Schritt 7: Zeiterfassung und Genehmigung von Stempelzeiten (10 min.)

💥 Weitere Schritte

 

Bevor Sie anfangen

Wenn Ihre Planday Portal mit URL bzw. Benutzername und Passwort schon aktiviert ist, sind Sie bereit zum Anfangen. Wenn nicht, bitte www.planday.com besuchen und “Get started” wählen. Nach der Anmeldung werden wir einige der sieben Schritten durchgehen. Sobald das erledigt ist, können wir mit den Videoanleitungen anfangen.

In den Videoanleitungen werden wir ein Restaurant als Beispiel nehmen, die Informationen sind aber leicht in anderen Branchen zu übertragen. Der Nutzer in den Videoanleitungen hat Administrator Zugang, da normale Nutzer nicht das Portal einrichten können und haben auch keinen Zugang zu dem Bereich Mitarbeiter.

Sollten unterwegs Fragen entstehen, steht das Planday Support Team zur Verfügung durch das blaue Chat-Symbol oder durch support@planday.com.

 

Schritt 1: Abteilungen erstellen

Jede Abteilung hat ihren eigenen Dienstplan. In einem Restaurant würde man typischerweise eine Abteilung für Küche bzw. eine Abteilung für das Restaurant einrichten. Das ermöglicht für den Restaurant Manager und für den Küchenleiter einen vollen Überblick von allen Mitarbeiter und von allen Schichten.

 

 

Schritt 2: Personalgruppen erstellen

Eine Personalgruppe definiert wer welche Aufgaben erfüllen kann und welche Verantwortungs-bereiche jeder Mitarbeiter hat.

Jede Position in dem Dienstplan werden später mit einer Personalgruppe verknüpft und dadurch können die Schichten nur von Mitarbeitern derjenigen Personalgruppe besetzt werden Beispielsweise ‚Kellner‘ als eine Personalgruppe und ‚‘Koch‘ als eine andere Personalgruppe, da die Fähigkeiten sehr unterschiedlich sind. Ein Mitarbeiter darf aber gerne mehrere Personalgruppen gehören.

Die Restaurants benutzten oft Personalgruppen wie:

💥 Koch

💥 Küchenpersonal

💥 Kellner

💥 Barkeeper

 

Schritt 3: Mitarbeiter erstellen

Beginnen Sie damit die grundlegenden Informationen der Mitarbeiter hinzuzufügen: Vor- und Nachname, Kontaktinformationen und Abteilung bzw. Personalgruppe. Ein Mitarbeiter kann zu mehreren Abteilungen und Personalgruppen gehören. Zum Anfang brauchen Sie nur die grundlegenden Informationen der Mitarbeiter einzugeben.

 

Schritt 4: Dienstplanpositionen erstellen

Jede Position kann nur mit Mitarbeitern aus der zugeteilten Personalgruppe besetzt werden und nur mit einem Mitarbeiter pro Tag. Brauchen Sie mehrere Mitarbeiter auf einer Position, dann erstellen Sie die Position mehrere Male mit verschiedenen Namen (z.B. Tresen früh, Tresen spät). Der Ausgangspunkt für die Erstellung der Positionen ist der Tag in der Woche, wo Sie am meisten Mitarbeiter benötigen. Zum Beispiel brauchen Sie zwei Kellner jeden Montag aber vier Kellner jeden Freitag: vier Kellner Dienstplanposition erstellen.

 

Schritt 5: Dienstplan erstellen

Wir werden Ihnen zwei Möglichkeiten zeigen. Sobald die Dienstplanpostionen erstellt sind, können Sie mit der Dienstplanung anfangen. Um Zeit zu sparen können Sie auch Dienstplanvorlagen erstellen.


Schritt
6: Mitarbeiter einladen und Kommunikation

Sie können Ihre Mitarbeiter zu Planday einladen durch das Ausschicken von ihren Benutzernamen und Passwörter – nur mit einem Klick. Nach dem Empfang können Sie ihnen auch ein Willkommensschreiben zuschicken.

 

Schritt 7: Zeiterfassung und Genehmigung von Stempelzeiten

Wenn Ihre Mitarbeiter die Stempeluhr anwenden müssen, müssen Sie als erstes die Planday Punchclock aktivieren. Die Mitarbeiter können die Stempeluhr sowohl im Web als auch über Smartphones benutzen.

 

Weitere Schritte

Das Planday Portal bietet eine Reihe von Verwaltungswerkzeugen und Funktionen. Alle oben erwähnten Themen sind die grundlegenden Schritte für den Anfang. Mit diesen Einstellungen erledigt, könnten Sie zurück zu den Mitarbeitern kehren und die weiteren Informationen eingeben. Andere Bereiche für die Administratoren sind Urlaub, Berichterstattung und Lohndatenexport. Kontaktieren Sie support@planday.com und lassen Sie uns Ihnen bei den weiteren Themen und Funktionen helfen!

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