Help Center. We’re here to help

Kom i gang med Planday 🇳🇴

Follow

Dette er en guide til administratorer som viser deg hvordan du setter opp Planday-portalen din selv.

Før du starter | Hvorfor er oppsettet viktig | Opprett avdelinger | Opprett personalgrupper | Opprett medarbeidere | Begynn med vaktplanleggingen | Opprett og bruk maler | Sett opp stemplingsuret | Godkjenn stemplingstider

Før du starter

Har du ingen Planday-konto? Gå til www.planday.com/no/signup/kom-i-gang/ for en 30-dagers gratis prøveperiode. Du kan også booke en gratis personlig demo av Planday her: www.planday.com/no/demo/ 

På skjermbildene bruker vi en restaurant som eksempel, men informasjonen er overførbar til de aller fleste bransjer. Hvis du sitter fast eller har spørsmål kan du kontakte oss gjennom vår online chat inne i portalen, på support@planday.com eller på telefon 21 999 207.

Vi er her for å hjelpe deg! 

 

Hvorfor er oppsettet viktig?

opprett-avd.png

Måten du velger å bygge opp strukturen på dine avdelinger, personalgrupper og vaktplaner vil påvirke:

  • Vaktplanleggingen
  • Beregningen av lønnskostnader
  • Hvordan data kan eksporteres til f.eks et lønnsystem

 Derfor vil de neste stegene vise deg hvordan du setter opp den grunnleggende strukturen før vi begynner med vaktplanlegging. 

Se vår hjelpeside The structure of Planday, hvis du vil lese mer om systemets logikk.

Opprett avdelinger

Gå til: Medarbeidere > Avdelinger

Hver avdeling har sin egen vaktplan. I en restaurant vil man typisk ha en avdeling for kjøkken og en for servering. Avdelingene kan også være basert på fysiske avdelinger, f. eks. flere ulike butikker i samme kjede.

Du vil senere legge til de ansatte i avdelinger basert på hvor i bedriften de kan jobbe.

opprett-avd2.png 

  • Gå til Medarbeidere > Medarbeidere > Avdelinger og klikk Opprett avdeling
  • Gi avdelingen et navn, og hvis du allerede har ansatte kan du legge dem til i avdelingen
  • Klikk Lagre

Opprett personalgrupper

Gå til: Medarbeidere > Personalgrupper

Personalgrupper styrer hvilke vakter hver medarbeider kan ta og henger sammen med hvilke roller og kvalifikasjoner de har.

Avdelinger og personalgrupper er de to byggeklossene i Planday. En medarbeider kan godt tilhøre flere personalgrupper og flere avdelinger.

Hver vakt kan kun bemannes av medarbeidere som tilhører personalgruppen som vakten er knyttet til og den avdelingen vakten ligger i.

personalgrupper.png

Restauranter bruker ofte følgende personalgrupper:

  • Kokk
  • Hovmester
  • Servitør
  • Oppvasker
  • Bartender

opprett-personalgrupper.png

Slik oppretter du personalgrupper: 

  • Gå til Medarbeidere > Personalgrupper > Klikk Opprett personalgruppe
  • Gi personalgruppen et navn, og hvis du allerede har ansatte kan du legge dem til i avdelingen
  • Klikk Lagre

Opprett medarbeidere

Gå til: Medarbeidere > Medarbeidere

Nå kan du opprette medarbeidere og legge dem til i avdelinger og personalgrupper ut ifra hvilke roller de kan utføre i bedriften.

Når du oppretter medarbeidere anbefaler vi å legge inn deres kontaktinformasjon epost og mobilnummer så du kan sende dem en invitasjon til Planday.

opprett-medarbeidere.png

 

  • Gå til Medarbeidere > Medarbeidere > Klikk Opprett medarbeider
  • Fyll ut fornavn, etternavn og mobil og epost
  • Velg hvilke avdelinger og personalgrupper medarbeideren skal tilhøre. En medarbeider kan godt tilhøre flere avdelinger og personalgrupper.
  • Klikk Lagre
  • Send innloggingsinformasjon til din nye ansatt enten via epost eller SMS. Hvis du heller vil vente med å invitere de ansatte, kan du invitere alle samtidig etter at du er ferdig med oppsettet. Da går du til Medarbeidere > Medarbeidere > Verktøy > Inviter medarbeiderne.

Begynn med vaktplanleggingen

Gå til: Vaktplan > Vaktplan

Med avdelinger, personalgrupper og medarbeiderne på plass, er du klar til å sette opp vaktplanen.

I vaktplanen kan du arbeide i tre ulike visninger: Medarbeidere, Grupper og eller Funksjoner.

Det gir deg fleksibilitet til å velge å jobbe i den visningen som er mest logisk for deg. For å komme i gang, holder det å bruke medarbeider- eller gruppevisningen.

vakplan_visninger.png

 

Hvis du vil vite mer om funksjonsvisningen/posisjoner, kan du lese mer om det i vår online guide.

Opprett vakter

Gå til: Vaktplan > Vaktplan

For å opprette en vakt klikker du i et tomt felt på valgt rad i vaktplanen. Vakter kan opprettes i alle tre visningene.

vaktplan.png

I neste vindu gjør du følgende

  • Fyll ut vaktens start og slutt
  • Velg medarbeider eller Ledig vakt
  • Velg en gruppe (og evt. posisjon)
  • Klikk Opprett

vakter.png

Flytt vakter med drag and drop

Gå til: Vaktplan > Vaktplan

 

drag.png

For å flytte vakter, drar du helt enkelt vakten dit du vil og slipper. Denne funksjonen er spesielt nyttig hvis du arbeider i medarbeidervisningen og vil tildele en ledig vakt til en av de ansatte. Dra en ledig vakt og slipp det på raden til en ansatt.

Kopier vakter

Gå til: Vaktplan > Vaktplan

Hvis du har samme vakter på flere dager kan du kopiere vakten ved å holde inne Cmd (Mac) eller Ctrl (Windows) og dra og slippe kopien av vakten der du trenger den. 

Det er mulig å kopiere vakter fra en ansatt til en annen i medarbeidervisningen. Den blir automatisk tildelt den nye medarbeideren.

kopi.png

Slette vakter

Gå til: Vaktplan > Vaktplan

Vakter kan slettes hver for seg eller en for uke om gangen.

  • Slett én vakt: Klikk på vakten > Klikk Slett på bunnen av vinduet
  • Slett alle vakter i inneværende uke: Klikk Verktøy på toppen til høyre > Slett denne uke > Klikk Slett

slettvakt.png

 

Opprett og bruk maler

Gå til: Vaktplan > Vaktplan > Maler

Når du har gjort deg kjent med vaktplanen og vil redusere tiden du bruker på vaktplanlegging, anbefaler vi at du oppretter og bruker vaktplansmaler. Den enkleste måten å begynne med maler på er å lagre en ferdig vaktplan som en mal. Ellers kan du opprette en ny tom mal.

Lagre en vaktplan som mal

mal.png


Denne metoden er best å bruke hvis du allerede har laget en vaktplan du er fornøyd med og som består av faste vakter, ledige vakter som gjentas f. eks. Ukentlig og som de ansatte rullerer på, eller en to eller flere ukers turnusplan.

Du vil senere kunne gjøre selve malen lengre ved å duplisere malen flere ganger.

  • Lag en vaktplan for en, to eller flere uker
  • Hvis du vil kopiere innholdet fra en uke til neste, klikker du på Maler > Kopier uke
  • Hvis noen ansatte har faste vakter bør du tildele dem vakter. De vaktene som kan tildeles forskjellige medarbeidere fra uke til uke kan du beholde som ledig vakt.
  • Klikk Vaktplan > Maler > Lagre som mal
  • Gi malen et navn, velg hvor mange ukers innhold du vil lagre fra vaktplanen og hvilken dato du vil lagre fra
  • Klikk lagre

Opprette en ny mal

Denne metoden er best å bruke hvis du har en enkel vaktplan med faste vakter som gjentas daglig/ukentlig, eller hvis bemanningsbehovet ditt er den samme fra uke til uke. Da kan du opprette en ny mal og redigere den uten distraksjoner.

  • Klikk Vaktplan > Maler > Opprett mal
  • Gi malen et navn og velg hvor lang du vil at malen skal være. Gjentas de samme vaktene daglig eller ukentlig? Du vil senere kunne gjøre selve malen lengre ved å duplisere malen flere ganger.
  • Klikk Lagre

For å lese mer om å opprette maler kan du gå til vår online guide: Build and use templates 

Sett opp stemplingsuret

Gå til: Innstillinger > Stemplingsur > Ansattilgang

Vil du registrere dine ansattes arbeidede timer, erstatte manuelle timelister eller føre en personalliste i Planday? Med stemplingsuret kan medarbeiderne dine starte og avslutte vaktene sine gjennom Planday-appen, og du kan godkjenne vakter til lønnskjøring inne i Planday.

I tillegg kan du sammenligne de vaktplanlagte tidene med de ansattes faktiske arbeidstimer. Det er et godt verktøy for kontinuerlig forbedring av vaktplanen og bedre styring av lønnskostnadene.

Hvis medarbeiderne skal stemple inn og ut må du aktivere stemplingsuret. Du kan gjøre stemplingsuret tilgjengelig fra en nettleser, appen, eller begge deler.

punch.png

Gå til Innstillinger > Stemplingsur > Ansattilgang

Gi tilgang til å stemple inn fra appen

  • Klikk knappen Legg til ny GPS-sone >Velg en eller flere avdelinger
  • Klikk i søkefeltet til venstre ovenfor kartet og søk opp arbeidsplassens adresse
  • Sjekk at plasseringen på kartet er riktig og juster størrelsen på sirkelen. Sirkelen bør ha en radius på 100 meter. Dette ser du ovenfor kartet.
  • Skriv nytt navn om du ikke ønsker det automatisk valgte
  • Husk å klikke Lagre

Nå kan medarbeiderne stemple inn og ut på vakter ved å åpne appen og

Gå til: Oversikt > Stemplingsur > Klikk Start vakten og OK

Test gjerne selv!

Gi tilgang til å stemple inn fra nettleser

For å gi de ansatte tilgang til å stemple inn fra en nettleser når de er koblet til et trådløst nettverk på arbeidsplassen gjør du følgende. Det enkleste er om du er tilkoblet det samme nettverket når du gjør dette.

  • Klikk knappen Legg til øverst på siden under Tilgang via internett
  • Skriv inn IP-adressen til det trådløse nettet du vil at de ansatte skal være tilkoblet når de stempler (Hvis du er tilkoblet dette nettverket vises din nåværende IP øverst, som du kan kopiere og lime inn)
  • Gi IP-addressen et navn og klikk Lagre

Nå kan medarbeiderne stemple inn og ut på vakter ved å åpne en nettleser og gå til punchclock.dk eller punchclock.planday.com

Test gjerne selv!

Avanserte innstillinger

Vi har mulighet til å hjelpe deg med å sette opp avrundingsregler som automatisk runder av stemplingstidene slik du ønsker det, for å spare deg for merarbeid. Hvis du er interessert i dette, så ta gjerne kontakt med din Activation Consultant hos oss eller på tlf  21 999 207, support@planday.com eller ved å chatte med oss inne i portalen. Chatten finner du i toppmenyen under Hjelp.

Godkjenn stemplingstider

Gå til: Vaktplan > Stemplingsur > Ukesvisning

 godkjen.png

Når en ansatt har stemplet inn og ut på en vakt vil du som administrator finne en stemplingstid som venter på godkjenning i Planday. Stemplingstider må godkjennes fra Stemplingsuret som du finner ved å gå til Vaktplan > Stemplingsur > Ukesvisning

Her kan du se, redigere og godkjenne vaktenes start og slutt. Det du lar stå i kolonnene Start og Slutt vil bli godkjent til lønnskjøring.

Eksempel: Hvis en medarbeider stempler inn kl. 07:55 og ut kl. 16:00, mens den opprinnelige vakten var kl. 08:00 – 16:00 kan du velge å redigere start- og sluttfeltet til å gjenspeile den opprinnelige vaktlengden, de faktiske timene medarbeideren var innstemplet eller å runde av tiden. 

Godkjenn_stempling.png

For å godkjenne arbeidstiden gjør du følgende.

  • Rediger eventuelt feltene Start og Slutt (1)
  • Marker boksen til høyre (2)
  • Klikk knappen Godkjenn valgte øverst til venstre på siden (3)

Du finner nå den godkjente vakten i vaktplanen og vaktens start og slutt er automatisk justert til den arbeidstiden du nettopp har godkjent.

vaktplan-godkjente-vakter.png

Neste steg

Mulighetene i Planday er mange. Med det grunnleggende på plass kan du for eksempel gå videre og registrere mer utfyllende informasjon om medarbeiderne. Du kan også kontakte oss for å få hjelp til å sette opp blant annet lønnstillegg og mulighet for sykdomsregistrering.

 

 

Have more questions? Submit a request

Can't find what you're looking for?

Our in-house customer team is here to help you