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Créer et utiliser les modèles

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Les modèles sont particulièrement utiles pour créer les bases de votre emploi du temps ou pour enregistrer des semaines types récurrentes. Le gestionnaire de modèles est un outil très utile qui regroupe toutes les fonctionnalités de l’emploi du temps dont vous avez besoin.

Dans cet article, nous vous montrons tout ce que vous avez besoin de savoir pour travailler avec les modèles sur la version mise à jour de Planday. Nous commencerons par les bases avant d’aller plus en détails au fur et à mesure de l’article.

Travailler avec Modèles

Navigation: Emploi du temps> Emploi du temps> Modèles> Créer nouveau

Depuis l’emploi du temps, le menu Modèles se trouve en haut à droite de l’écran. De cet endroit, vous pouvez:

  • Modifier des modèles existant

  • Créer un nouveau modèle

  • Enregistrer votre emploi du temps comme modèle

  • Appliquer le modèle à l’emploi du temps

  • Copy weeks

Dans la vidéo ci-dessous, vous pouvez voir comment créer un nouveau modèles et utiliser les différentes fonctionnalités du gestionnaire de modèles, et notamment comment appliquer un modèle à l’emploi du temps.

Copier la semaine

Navigation: Emploi du temps> Emploi du temps> Modèles> Copier la semaine

Si vous souhaitez réutiliser le planning d’une semaine donnée, vous pouvez rapidement le copier en allant dans le menu Modèles et en cliquant sur Copier la semaine. Choisissez la semaine pour laquelle vous souhaitez copier et confirmez.

Lorsque vous copiez une semaine, tous les postes qui n’ont pas encore été approuvés pour la paie ou qui n’ont pas d’entrées Punch Clock seront  écrasés.

Le meilleur moyen d’utiliser la fonctionnalité la fonctionnalité Copier semaine est de le faire sur une semaine vide. Aucun risque d’écraser quoique ce soit par accident.

Enregistrer comme modèle

Navigation: Emploi du temps> Emploi du temps> Modèles> Enregistrer comme modèle

Dans la version mise à jour de Planday, l’emploi du temps peut être enregistré comme modèle. Si votre planning pour la semaine vous convient, vous pouvez le réutiliser plus tard ou le modifier avant de l’appliquer à d’autres semaines.  

Cliquez sur le menu Modèles et choisissez Enregistrer comme modèle. Ensuite, vous devriez:

  • Donner un nom au modèle ( celui-ci ne peut pas être changé ensuite)

  • Choisir le nombre de semaines que vous souhaitez enregistrer ainsi que la data à partir de laquelle vous souhaitez enregistrez.

  • Enregistrer

Après cela, vous pouvez accéder au modèle depuis le menu Modèles en cliquant sur Modifier le modèle.

Créer, copier et déplacer vos postes dans les modèles

Navigation: Emploi du temps> Emploi du temps> Modèles> Modifier le modèle

Si vous avez le même postes sur plusieurs jours, vous pouvez copier le poste en gardant Cmd (Mac) ou Ctrl (Windows) appuyés et en glissant-déposant le poste sur un autre jour. La fonction de copie des postes peut être utilisée dans toutes les vues: Employés, Groupes et Positions.

Pour déplacer un poste, vous pouvez le glisser-déposer où vous le souhaitez.

Travailler avec les différentes vues du modèle

Navigation: Emploi du temps> Emploi du temps> Modèles> Modifier le modèle

Comme dans l’emploi du temps, il y a trois vues disponibles dans les modèles: Employés, Groupes et Positions.

Employés

Travailler depuis la vue Employés vous donne le nombre total d’heures prévues pour un employé pour la semaine sur laquelle vous travaillez. C’est un bon moyen de garder un oeil sur le total d’heures travaillées par chaque employé et vérifier que personne ne travaille trop, ou pas assez par rapport à leur contrat.

PS. le nombre d’heures ne prend pas en compte les temps de pause.

Dans la vue Employés, vous pouvez glisser-déposer les postes pour les assigner aux employés.

Groupes

Dans la vue Groupes, vous pouvez voir l’ensemble des postes par Groupes d’employés. C’est un bon moyen de voir la répartition des postes entre Groupes d’Employés. Si vous n’avez pas mis en place de positions et sections, la vue Groupes est pratique pour vérifier que vous avez tous les rôles dont vous avez besoin sur le planning.

Si vous avez besoin de plus d’informations sur les postes ou pour catégoriser les postes à l’intérieur d’un même Groupe d’employés, nous recommandons de mettre en place des Positions.

Positions

Si vous avez mis en place vos positions dans la vue Positions, vous pouvez travaillez  avec le modèle de la même façon que dans l’emploi du temps. En remplissant vos modèles avec des postes, les heures totales de vos sections se mettront à jour automatiquement.

Appliquer un modèle dans l’emploi du temps

Navigation: Emploi du temps> Emploi du temps> Modèles> Appliquer le modèle

En appliquant un modèle, il est important de vérifier les paramètres et la date à partir de laquelle vous l’appliquez. Allez sur la semaine pour laquelle vous voulez que le modèle soit appliqué, cliquez sur le menu Modèles et appliquez le modèle.

Vous avez deux options en appliquant un modèle:

  • Mettre à jour en gardant les postes existants

  • Tout effacer et ajouter les nouveaux postes

La première option permet de fusionner l’emploi du temps actuel avec les informations du modèles. Ainsi, le modèle met à jour tout poste similaire ou tout poste non rempli dans l’emploi du temps. Si des postes existent dans l’emploi du temps et que le modèle n’en contient pas de similaires, les postes resteront tels quels. La seconde option effacera tout ce qu’il y a dans le planning pour ensuite ajouter les informations du modèle.

En changeant d’option, vous devriez voir un aperçu du résultat final.

Nous recommandons de principalement appliquer les modèles sur des semaines vides. Cela vous donne le plus de contrôle et une meilleur vue d’ensemble. Une fois les réglages vérifiés, appuyez sur suivant. Planday vérifiera les Règles de temps de travail avant de confirmer et cliquez sur Appliquer.

Modèles et règles sur le temps de travail

Navigation: Paramètres> Emploi du temps> Règles sur le temps de travail

Avant chaque application du modèle, Planday effectue une vérification des règles sur le temps de travail. Cela est pratique pour vérifier que vous n’allez pas à l’encontre de règles établies sur le portail, liées à votre secteur ou à des contraintes légales locales.

Ces vérifications sont également faites après chaque changement faits sur l’emploi du temps.

 

 

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